记录保存和处理指南

本页提供有关本地保留时间表的制定和使用的一般指导。它包括有关处置的说明，以及维护处置时间表的必要性。它应该与任何单独的主题指南一起阅读，这些指南将在后面的页面中给出：

以下部分描述了管理和应用留用计划的良好做法，并就在大学尚未提供指导的情况下设计和实施本地留用计划的方法提供建议。

在可能的情况下，从适当的大学留校计划开始：

如果还没有时间表，请使用其他资源获取指导和相关立法的指示（请参阅下面的参考资料）。

在制定当地时间表时，你需要检查法律要求、大学需求和当地部门需求。在有空间的情况下，测试或证明（缺乏）需要的一种方法是将记录装箱并远程存储，并在商定的期限内记录所有访问。

确保本地保留计划达成一致，并将协议记录下来。这可以是学校或部门会议记录，也可以是由校长或董事会签署的备忘录。

在同意保留时间表后，你必须记录任何根据该时间表进行的处置，包括对记录的描述，包括其日期、保留时间表、销毁日期和授权人。您还应注意记录的保密处理位置；包括销毁证书的详细信息（见样本表格（PDF-10KB））。这个记录应该“永久”保存。

确保妥善处理机密记录，包括包含个人资料的记录。

总的来说，确保任何适用于中央管理的“主”记录或学校内部单独保存的记录的时间表都经过适当的咨询和高级管理人员的批准。无论你在哪里引入保留计划，确保它被准确地记录和同意，并记录所有对它的处理。

JISC高等教育机构档案保存管理指南

国家档案馆也提供建议和指导：www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/

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