离开大学

本网页列明职员离开大学前须采取的资讯管理措施。它适用于所有员工¹大学的校长。

如果您是即将离开大学的工作人员，或者您的团队中有工作人员即将离开的直线经理，请仔细阅读以下内容。以下行动是必要的，以确保：

• 未经事先授权，个人资料不会超出大学的控制范围；这可能会违反数据保护法或大学知识产权行为准则。
• 工作人员不会意外损害向工作人员、学生、NBA投注[手机]俱乐部研究参与者和其他向大学提供数据的人作出的数据保护保密保证。
• 未经事先授权，不得将商业资料或构成大学知识产权的资料从大学移走。
• 关键业务信息在离职前被恰当地移交。
• 所有必要的重定向和替代联系人都已到位，以确保出发前业务的连续性。
• 避免要求重新打开或访问过去员工的帐户
• 确保对学生的服务不受干扰。
• 确保记录不会变得难以访问或难以定位。

您自己的大学帐户，包括电子邮件/驱动器/桌面

这包括所有大学发行的帐户和个人驱动器。

1. 确保你已经在你的电子邮件账户中添加了一个“不在办公室”的回复。这应该说明你即将离开或已经离开大学，并提供其他联系方式的详细信息，以便查询。如果可能的话，在你离开之前加上这些，以便在你离开之前处理任何疑问。

2. 确保您已将任何关键业务信息转移给其他合适的团队成员或部门联系人。例如:

• 如果你是与大学合作的第三方的唯一联系人，你是否在足够的时间内为他们提供了另一个联系人，以确保他们与大学的联系仍然会被接走？
• 如果您在大学个人帐户中持有任何员工，学生，商业联系人数据，请确保将这些数据转移到大学可以访问的其他位置。这将包括员工PDR记录、学生ECF文档和营销列表。如果对这些数据应该存储在哪里有疑问，请首先与您的直线经理交谈。
• 如果你持有委员会会议记录、项目文件、发票、财务记录或任何合同的主副本，请确保将这些文件移至可查阅的备用位置。

个人（非大学发行）电子邮件帐户

如果您使用个人电子邮件帐户处理任何大学事务（这是大学不建议的），则需要确保同时满足上述所有要求。

除上述信息外，作为大学业务的一部分持有的所有信息（无论业务关键与否）必须在完成上述操作后从任何个人账户中安全地删除。

它的设备

这适用于所有保存与大学业务相关的信息或数据的IT设备，无论大学是否拥有²IT设备或个人拥有。这包括但不限于具有内部数据存储设施的计算机、服务器、笔记本电脑、笔记本电脑、ipad、平板电脑、移动电话、打印机、复印机、显示器和扫描仪以及任何外部硬盘驱动器、记忆棒和上述未列出的任何其他电子数据存储设备。

• 所有大学发放的IT设备，包括但不限于上述列出的设备，必须在出发前归还给大学。
• 所有个人拥有的（不是通过学校购买的）用于大学业务的IT设备必须在出发前安全地擦除大学数据，符合自带设备（BYOD）政策的要求。
• 大学不允许购买、采购或赠送大学拥有的IT设备供个人使用。
• 如果用户或部门不再需要，则必须安全地销毁大学IT设备和设备。安全处置的要求载于IT设备处置政策

学校发放的IT设备的外围设备，如充电器、适配器和笔记本电脑包，也应在出发前归还给学校。

一般管理，硬拷贝数据和软件

这适用于外部托管帐户中保存的大学信息，包括但不限于协作空间，例如Dropbox、软件工具或程序

• 如果您在个人管理的帐户或个人管理的软件中持有与大学业务相关的数据或信息，您必须确保这些数据或信息在离开之前被安全永久删除或转移到大学/部门。
• 如果您是任何共享或协作空间的管理员，请确保在离职前将此角色重新分配给当前员工。
• 如果您是您或您的团队采购的任何软件的唯一大学联系人，请确保您在离开之前更新您的部门，供应商和采购新的替代联系人。
• 以硬拷贝或纸质形式持有的与大学业务有关的信息必须在离开前移交，如果不再需要，则必须在现场妥善处理。

请注意，不遵守上述规定可能违反了大学政策，违反了数据保护法，在某些情况下，可能构成数据保护法下的刑事犯罪。如有疑问，请首先联系您的直线经理或从imps@reading.ac.uk寻求建议

[1]有关“员工”的定义，请参阅资料保护政策

[2]作为NBA投注[手机]俱乐部研究经费的一部分购买的设备，请参阅知识产权行为准则