会议论文

会议文件的正式保留时间表尚未制定和商定，但这里有一些关于保留学校、部门或首长级办公室会议文件的一般想法，部分来自于公务员制度委员会的工作。

• 每次会议尽可能只保留一套议程、会议记录和文件/报告。如果这些文件保存在一个中心位置（例如，在行政办公室的纸上，或在共享驱动器或内部网的电子设备上），并且个人确信他们可以访问，他们可能更愿意处理自己的副本。
• 会议结束时提供的回收箱可鼓励与会者弃置重复的会议文件。如果文件包含个人或其他机密资料，应鼓励这种做法，然后进行适当的保密处理。
• 尽量确保所有论文的标题都有委员会名称、会议日期和议程项目（最好每页都有）。MS Word头可以用来自动添加这些。
• 试着找出并记下每篇论文的作者或所有者，包括会议记录。这对政策文件尤其重要，在文件的页脚加上注明审批过程和日期的注释也很有用。

下表摘自经修订的“高等教育业务分类计划及记录保存附表”（可列印的记录保存表），供院校的非法定委员会使用。还增加了一些评论，对级别较低的委员会进行了调整。

要问的一些关键问题是：

• 为什么需要文书工作？
• 决策的相关性会持续多久？
• 还有其他相关政策吗？

以下是一些考虑留存问题的例子：

• 关于一次性活动安排的文件可能只需要在成功的活动后保存几周或几个月（除非它们具有历史意义），而对于年度活动，它们可能会保存一年或15个月，以便为下一年的安排提供提醒。
• 在一个委员会管理或管理教学活动的地方，你可能会保留足够长的文件，以涵盖课程的持续时间，也许再加上一两年的时间，以允许复读或休学。或者您可以将它们与相关的学生记录保存在同一时期。
• 如会议涉及学生评核或考试，或涉及纪律事宜，保留会议应受考试或纪律政策规管。

记录	监委会建议保留期限	(法律)引用	(JISC)笔记
委员会制定和建立职权范围、规则和程序的记录。	委员会任期+ 6年	1980 c. 58 s . 5
委员会成员的委任/选举/委任记录。	终止会员资格+ 6年	1980 c. 58 s . 5
为委员会成员制定入职及培训计划的记录。	取代+ 3年	NA	以前的版本提供了有效的入职和培训的证据。
委员会个别成员接受培训的记录。	终止会员资格+ 6年	1980 c. 58第2条和第5条
委员会会议安排的记录。	当年+ 1年	NA
记录委员会事务进行的记录：议程、会议记录和辅助文件。	委员会任期+ 5年	NA

改编自经修订的“JISC高等教育业务分类计划及记录保存时间表”

1980 c.58指1980年《时效法案》。

在根据当地情况调整保存期限之前，请参阅上述建议，并且，与所有记录保存事项一样，请确保您遵循关于记录保存和处置时间表的更一般建议。此表格副本（PDF-20KB）可供下载。

和往常一样，如果您想检查特定实例，请联系IMPS。