文件加密

什么是加密？

加密是一种打乱或锁定文件内容的方法，这样只有预期的收件人可以通过使用特殊密钥解锁文件来读取它，该密钥通常是密码，但也可以是只有预期的收件人持有的私人文件。

为什么要加密文件？

有时您可能需要将敏感信息以电子邮件附件的形式发送给另一方。通常没有办法确保从发送者到接收者的整个路径是安全的，并且不受偷窥者的干扰，后者可能会拦截附件并制作自己的副本。

确保只有发送者和接收者可以阅读附件的一种方法是对其进行加密，通过不同的渠道传递特殊的密钥，例如通过电话或作为短信。至关重要的是，密钥不是通过与附件相同的方法发送的，因为这样窥探的旁观者将拥有文件和解锁它的方法。

我应该如何加密文件？

如何加密Word或Excel文件：

一旦您对您的文档感到满意，请执行以下步骤：

转到文件（主顶部栏菜单）

转到“信息”

选择“保护文档”

选择“用密码加密”

选择一个强密码。请注意，如果您忘记了这个密码，您将无法访问此文档。我们建议您在内部将文件的未保护版本保存在安全的、受访问限制的位置，以确保持续访问。

选择“好”

按照提示重新输入密码

选择“好”

您的文档现在将要求密码由接收方打开。

如何加密PDF文件：

一旦您对您的文档感到满意，请执行以下步骤：

转到“所有工具”（主顶部或左侧栏菜单）

选择“保护PDF”

选择“用密码加密”

选择“是”更改安全设置

选中“需要密码才能打开文档”复选框。

选择一个强密码。请注意，如果您忘记了这个密码，您将无法访问此文档。我们建议您在内部将文件的未保护版本保存在安全的、受访问限制的位置，以确保持续访问。

选择“好”

按照提示重新输入密码

选择“好”

您的文档现在将要求密码由接收方打开。

删除密码

按照最初的步骤操作，当出现现有密码时，将其删除。然后，您的文档将恢复为未保护状态。

额外的信息

该密码将在发送者和接收者之间传输时对文件内容进行加密。这也意味着，如果文档被错误地发送到错误的电子邮件地址，它将无法访问。

通过单独的渠道传达文件的密码——不要把它包含在封面邮件中。

文档加密可以是一种健壮的安全措施。人们还认识到，增加加密和密码会增加管理开销。如果您定期与特定组织和可信来源共享需要加密的信息，您可以同意设置每次都可以使用的密码。这将消除重复发送密码或分配和管理多个密码的需要。

虽然这仍然可以保护传输中的文件内容，并防止未经授权的访问，如果意外被误导，我们仍然建议定期更改商定的密码。

还请注意检查你是否有正确的收件人。

仔细检查你的文件是否正确，是否包含正确人员的详细信息。不要覆盖以前的文档；每次使用一个干净的模板。

在可能的情况下，不要在封面邮件中包含敏感内容。这将不会受到保护。

如果需要与外部方进行定期和重复的数据传输，则第三方可以为传输提供安全门户。只要有可能，就应该使用这些工具。

去哪里寻求帮助

如有任何疑问，请联系IMPS@reading.ac.uk。