记录管理

本节提供有关档案管理的一般指引，包括保存和处置档案，以配合大学档案管理政策。

介绍

记录管理的定义

系统地控制、组织、访问和生产一个组织的信息，无论是在磁带、磁盘、纸张或胶片上，从其创建到使用，直到永久保留或合法销毁。（档案管理学会）

记录管理包括哪些内容？

记录管理包括所有格式和媒体的记录。这包括纸张和电脑记录；卡带、录像带和CD唱片。在记录的整个生命周期中都需要记录管理，当做出创建记录的决定时，这个过程就开始了。

为什么记录很重要？

记录对大学的日常运作至关重要：它们支持决策；记录其目标、政策和活动；并确保满足法律、行政和审计要求。

为什么记录管理很重要？

为了使记录发挥其各种功能，需要某种形式的管理。管理包括控制所创建的内容，开发有效和高效的档案系统来存储记录，以及保留这些记录的程序。

对良好档案管理的一般建议？

在管理档案时，你必须考虑一些因素，例如同事如何在有需要时查阅档案，如何确保档案保存的时间尽可能长，例如符合法律规定，但不会太长，以免成为储存的负担。一些可能有助于实现这些目标和其他目标的一般准则是：

• 避免重复-仅在必要时创建记录，并确定一名“保管人”，他将保留“主副本”，并在必要时销毁“方便副本”
• 确认大学现有的档案保存政策（见档案保存及处置指引）
• 以一种对你的同事有意义的方式命名文件，无论是电子的还是纸质的（见下面文件和文件夹的命名）。
• 避免冗长、复杂的编号或编码，否则容易出错（请参阅下面的文件和文件夹命名）
• 要有一个档案系统，让所有有权进入的人都能轻易使用，同时又要有适当的保安措施，例如电脑密码、上锁的文件柜等
• 适当储存材料，记住不同的介质可能需要不同的条件
• 不要填满盒子或橱柜，确保文件标题很容易看到
• 定期整理和归档，例如在年底或项目完成时
• 及时处理记录，并在适当情况下使用机密废物收集。请与您当地的IMPS联系人联系，了解有关此方面的建议。
• 避免在家庭电脑上存储大学信息的副本。使用VPN和安全驱动器。

我应该保存记录多长时间？记录保存的时间长短可以有很大的不同，并受到一系列指导方针和政策的制约，包括大学政策、政府立法和良好做法守则。有关保留特定记录多长时间的详细信息，以及关于设置和管理本地保留时间表的指导，请参见记录保留和处理指南。

文件和文件夹的命名

一些关于文件和文件夹命名的一般指导：

• 给文件命名，无论是电子的还是纸质的，要对你的同事有意义，也要便于电子订购和检索。

例如，当在涉及委员会文件的文件名称中使用日期时，考虑使用反向命名约定，以便于对大量文件进行排序：

‘20070401_ISC_agenda’而不是‘1Apr2007ISCAgenda’

‘20070401_ISC_mins’而不是‘1Apr2007ISCmins’

• 避免冗长、复杂的编号或编码，以免容易出错。

例如，‘90890845221lt.doc’很容易被忽略或错误归档，因为它太通用了，数字代码不是很明显，术语‘lt’可能不会被识别为‘letter’的简写。

• 镜像文件夹名称在您的电子邮件系统和共享驱动器，以帮助检索和帮助一致的文件命名。
• 对文件进行版本控制，以尽量减少对副本的混淆。

例如,

“IMPS_report_v01_draft”

“IMPS_report_v02_draft”

“IMPS_report_v01_final”