学生记录

大学正在制定学生档案（电子和纸质）的政策。

该指导方针旨在帮助需要制定和实施地方政策的学校。它是根据现有的大学政策和指导方针，以及经修订的“JISC高等教育业务分类计划和记录保留计划”制定的。

招生

成功申请者的录取记录将成为当前学生记录的一部分，关于保留的建议将在下一节中给出。

不成功考生的录取记录应保存至少6个月，目前（JISC）的建议是在录取过程后保存一年。为确保符合资料保障原则，只有在有充分（及有文件证明的）理由的情况下，落选考生的录取记录才应保留较长时间。

现在和过去的学生

请注意，此摘要是基于纸质学生记录的当前时间表，其实施仍需商定。如果对记录的处理有疑问，请联系IMPS寻求建议。

对于尚未制定保留计划的学校，目前的建议是在学生离开后至少6年（即毕业或退学，或随后的上诉、投诉或类似联系）处理记录。这是基于2005年夏天由高级管理委员会批准的大学保留纸质记录时间表（PDF-32KB）。

然而，在集中收集成绩单之前，1998年至2005年期间毕业的兼职和nba投注的成绩单数据令人担忧。在处理这些记录之前，学校应确保他们有足够的关于这些学生群体的本地数据，以及毕业生的任何特殊要求（例如延迟的临床或专业资格）。

至少一份基本记录，包括学习时间和获得的奖励，将永久保存在所有学生的中央。学生服务中心仍然是查询往届学生记录的第一站。

学生评估

检查脚本

考试结束后，考生应尽快将试卷及考官意见交回考场。试卷交卷后，试卷将由考试事务处保存两年。

其他作业和论文

学生拥有他们作品中的知识产权，尽管这并不排除大学持有或保留副本。然而，这确实意味着，如果学生的作品可能被改编或用于评估以外的目的（例如作为其他学生的榜样），则应征求学生的许可。

评估和论文需要保留足够长的时间，以确保：

• 评核及考试程序圆满完成
• 满足QA目的，其中可能包括延长样本工作时间。
• 符合任何相关外部机构的要求、政策和程序。

一些学校有保留学生作品的惯例，尤其是硕士论文。在这种情况下，重要的是要记录有关访问论文的任何限制，由学生要求。一个有用的做法是在封面内固定一个通知，以个人和/或定时封锁的方式描述任何访问限制(例如，只有大学/学院成员可以访问；2年内不得访问，因为包括商业敏感数据)。在这样做的过程中，确保没有保证归档周期也很重要。

关于博士论文的进一步指导见论文提交规则。

考试及评核程序

这些记录，包括情有可减的情况和延期表格，需要保存足够长的时间，以完成评估和审查程序，并按照保护资料原则（特别是原则）处理：

1.公平、合法地取得和处理，非符合一定条件不得处理；

3.就该等目的而言，应是足够、相关及不过分的；

5.保存的时间不得超过为该目的所需要的时间；

一般的经验法则（根据修订后的“JISC HE业务分类计划记录保留时间表”）是在学生与大学建立关系后保留这些记录6年。

在根据当地情况调整这些保留期限之前，请参阅上述建议，并且，与所有记录保留事项一样，请确保您遵循关于记录保留和处置时间表的更一般建议。

和往常一样，如果您想检查特定实例，请联系IMPS。