远程工作

为了确保所有员工远程处理信息这样做安全，并按照2018年数据保护法，大学制定了远程和移动工作政策。

制定此政策是为了确保员工在远程工作时意识到他们在信息安全方面的个人责任。它适用于偶尔或作为合同的一部分远程使用或访问大学系统或信息的所有员工。它适用于所有格式的信息，包括手工记录和电子数据。

“远程工作”是指在校外或安全的大学计算环境之外工作；这包括在连接到大学Wi-Fi网络的情况下工作。

“员工”包括代表大学工作或有权访问大学数据的任何人，例如访客、学生和分包商。

远程工作给大学带来了巨大的风险和好处。教职员工可以远程访问保存在安全校园服务器上的信息，但如果没有校园内可用的物理保护以及防火墙和访问控制提供的网络保护，则未经授权访问数据以及丢失或破坏数据的风险要大得多。信息的“传输”也带来了更大的风险。

远程工作的员工也必须遵守大学档案管理政策（PDF-131KB）和档案管理指南。资料的“主副本”应存放在大学，而不是存放在家里，因为：

• 存储在大学公司系统的信息是安全的
• 任何需要参考这些信息的人都可以确信它是最新的
• 能够快速响应DP， FOI或eir下的请求
• 这些信息的丢失可能会对大学造成严重影响
• 如果正式的大学记录保存在大学以外的地方，例如在员工家中，则可能无法恢复，这可能会影响业务的连续性

档案管理部分的档案及资料夹命名部分，提供了如何为电子及纸张档案命名的建议，使其对同事有意义，并易于电子订购及检索。