为员工提供的资讯科技/资讯科技常见问题解答

信息自由立法，包括《2000年信息自由法》和《2004年环境信息条例》

• 赋予大学内外的每个人访问雷丁大学持有的信息的权利
• 涵盖大学持有的所有电子和纸质记录和信息，无论是当前的还是存档的

在某些情况下，信息不需要公布，也不应该公布。

雷丁大学完全支持这种增加公众获取信息的方式；然而，信息自由和信息披露并不意味着您现在可以泄露所有大学信息。由于个人资料、保密及大学的商业利益等原因，某些资料仍可能不会或不应公布。

作为一般指引，“环境资讯”可概括为：

• 环境要素的状态，如空气和大气、水、土壤、土地、景观和自然遗址，以及这些要素之间的相互作用
• 影响或可能影响环境要素的物质、能源、噪音、辐射或废物等因素
• 影响或可能影响或保护环境要素的政策、立法、计划、方案、环境协定和活动等措施
• 有关环境法例实施情况的报告
• 在环境措施和活动的框架内使用的成本效益和其他经济分析和假设
• 人类健康和安全状况，包括食物链的污染、人类生活条件、文化遗址和建筑结构，它们受到或可能受到环境要素状况的影响

“环境资讯”的正式定义载于《2004年环境资讯规例》第1部。

雷丁大学的环境信息见出版计划中的环境信息一节。

这两个制度有许多相似之处，包括响应请求的时间表。

然而，《环境影响评估报告》并没有规定要求必须以书面形式提出，这意味着就环境事宜提出的电话要求也是有效的（尽管在实践中，建议对所收到的口头要求作出书面记录）。

在处理未披露信息的方式上存在一些差异。《信息自由法》有一系列可以适用的豁免，而《信息自由法》则有一系列例外。在处理极其耗时的请求的方式上也存在一些差异。如果你认为你收到的索取资料的要求属于上述任何一类，请尽早与IMPS办事处联络，以确保有关要求在适当的制度下得到正确处理。

作为大学的员工，您需要了解信息自由立法，并准备在收到信息请求时迅速采取行动。你也应该知道，所有的大学记录，包括你在校园或远程持有的记录，如在家里，可能会被披露给公众。详情请参阅《信息自由法：所有员工必备资料》单张（PDF-146KB）。

• 如果所要求的任何信息被保留并需要积极考虑，则该请求应被正式视为索取信息的请求。
• 如果所要求的信息似乎不能公开，则应将其正式记录为索取信息。请尽快通知IMPS办公室。

所有员工都应参加强制性在线课程，其中包括信息合规模块。为了进一步培训IMPS办公室的工作人员，举办了一系列课程，旨在就信息管理和合规问题向工作人员提供信息和培训。有关如何注册的更多细节和信息，请参阅人员发展。

每个学校或服务部门都有一名经过培训的IMPS联系人，负责管理和指导与信息自由法案（FOI），数据保护法（DPA）和任何其他相关信息相关立法有关的查询和查询。如果您的IMPS联系人无法提供帮助，您可以联系IMPS办公室寻求建议。每个单位的IMPS联系人的名称列表以及他们的联系方式可以帮助您找到您当地的IMPS联系人。

• 索取我们所持有的资料需要以书面形式提出，例如电子邮件或信件。索取环境资料可以电话方式提出。
• 要求提供信息的人不需要告诉你它是根据《信息自由法》或《信息披露法》提供的。他们所需要做的就是要求提供信息。
• 你无权知道他们为什么想要这些信息，也无权检查请求信息的人是否真实。
• 索取资料的要求可以从世界任何地方向大学的任何地方提出。
• 请求可能会通过Twitter发出。（参见下面的Twitter FAQ）。

• 根据法律规定，提供信息的要求必须在20个工作日内得到答复。

如何处理这个请求取决于它的性质和你在大学里的角色。

如果你定期向公众、员工和学生发布某些信息，请继续像以前一样发布这些信息。

如阁下收到索取资料的要求：

• 提到了信息自由或EIRs or
• 不是你在工作过程中已经例行提供的信息，还是
• 你不确定，或者
• 是不寻常的还是非常规的
• 索取大学所持有的资料

立即将请求传递给IMPS办公室。

如果您对收到的任何信息请求有疑问，请联系IMPS办公室。

谁负责回答请求？

大学有一个处理信息自由查询和信息自由请求的中央办公室，信息管理和政策服务办公室（IMPS）。

IMPS办公室将记录并响应非常规信息请求，将其作为信息自由请求处理。管理服务厅将要求适当的工作人员在以下方面提供协助：

(a)确定有关资料是否由大学持有；

(b)查找信息（或可能包含信息的文件）；

(c)检索信息（或可能包含该信息的文件）；和

(d)从包含信息的文件中提取信息。

除了前面针对所有工作人员提出的常见问题之外，作为一名NBA投注[手机]俱乐部研究人员，您需要知道FOI或EIR请求中请求的信息可能包括您的NBA投注[手机]俱乐部研究数据。如果要求，信息必须提供，除非豁免或例外允许大学不披露它。

一些对NBA投注[手机]俱乐部研究人员有用的指导可以在JISC文件FOI和NBA投注[手机]俱乐部研究数据：NBA投注[手机]俱乐部研究人员的问题和答案中找到。

与所有索取资料的要求一样，除非是“正常业务”类型的要求，否则你应尽快通知IMPS办公室，以确保必要的程序得到执行。

影响您作为导师的信息自由问题在学术导师手册的数据保护和信息自由部分有详细描述。这包括关于保存记录和处理第三方查询的建议。

如果我们不掌握这些信息呢？

没有必要为了响应请求而创建新信息，即使这可以很容易地从已保存的其他信息中完成。

然而，大学应向申请人提供建议和协助，以便他们了解学校持有哪些信息，以及可以要求提供哪些信息。在这种情况下，请立即将请求传递给IMPS Office。

如果您对收到的任何信息请求有疑问，请联系IMPS办公室。

尽管所要求的信息通常包括一份完整的文件，但该立法赋予了获取信息而非文件的权利。

请注意，虽然大多数资料是以文件的形式保存的，但也必须考虑到载有资料的其他媒介，例如录像带、缩微胶卷或照片。

没有必要为了响应请求而创建新信息，即使这可以很容易地从已保存的其他信息中完成。然而，大学有义务向申请人提供建议和协助，以便他们了解学校持有哪些信息，以及可以要求提供哪些信息。

不得故意销毁或更改作为要求对象的任何原始文件。这是个人（不是大学）的刑事犯罪；该行为可能面临高达5000英镑的罚款。任何销毁文件必须按照大学档案管理的安排处理。如果根据大学的记录保存时间表，要求销毁的文件可以销毁，但建议在执行销毁之前与IMPS办公室核实。

在没有根据法例所容许的一项或多项豁免或例外的明确理由的情况下，你不得隐瞒资料，这是很重要的。不合理的扣留只会损害大学在公众和信息专员眼中的声誉。

根据《信息自由法》，可以扣留信息的最常见原因有：

• 该信息包含个人数据
• 该信息将损害大学的商业利益
• 泄露这些信息可能会危及任何人的健康和安全
• 该信息是从另一个地方获得的，在那里披露将构成可起诉的泄密行为
• 申请人可透过其他途径取得资料
• 这些信息仅供将来发布
• 该信息受法律职业特权保护

如果您不确定是否应该披露某些信息，请尽早咨询IMPS办公室，讨论您的担忧。IMPS办公室将处理可能需要调用豁免/例外使用的任何请求。

信息专员（IC）建议，大学应该准备好接收和回应通过大学管理的官方Twitter账户提出的信息自由（FOI）请求，就像他们接收电子邮件或信件一样。

使用Twitter作为官方沟通工具的大学工作人员应该意识到，信息自由的请求可以通过这个渠道收到。有效的请求可以通过直接邮件或@提及设施接收，所有者可以通过该设施查看大学的参考资料。

个人Twitter账户（即在大学电子邮件地址下注册个人账户的员工）的位置尚不清楚。对这些帐户的请求可能被认为是有效的。在我们得到信息专员的进一步指导之前，我们建议员工谨慎行事，并简单地遵循以下程序。

使用Twitter提交有效的信息自由请求确实带来了挑战。首先，Twitter消息只有标准的140个字符限制，这使得构建请求和响应都很困难。其次，有效的《信息自由法》请求应该提供姓名和通信地址，如果严格执行，可能会使某些请求无效，因为个人通常不使用真实姓名。第三，官方Twitter账户可能不会受到定期监控，从而使其成为根据《信息自由法》要求提供信息的不可靠方法。

然而，尽管这种媒介带来挑战，同事在处理透过任何媒介索取资料的要求时，应遵循既定程序：

• 如果请求特别提到任何信息获取制度，如信息自由，环境信息法规（EIR）或数据保护，或
• 如果请求要求提供大学“持有”的信息，或
• 如果请求要求提供非常规或敏感信息，

请将此消息提交给IMPS办公室。