金融监管

22.1. 保险
22.2. 旅游保险
22.3. 建立新公司、分支机构和合作伙伴。
22.4. 任命附属公司及联营公司董事会成员
22.5. 与附属公司的谅解备忘录
22.6. 子公司和关联公司的报告要求
22.7. 数据和信息安全
22.8. 保障资金不被滥用
22.9. 欺诈政策和应对计划
22.10. 法律文件的保管
22.11. 学生会
22.12. 签署官方文件
22.13. 使用大学印章
22.14. 提供赔偿和保证
22.15. 利益披露
22.16. 披露外部董事和合伙关系

A总则

1背景

1.1大学是一家特许公司。其管治架构载于约章及条例内。本章程只可由学生事务处修改。大学通过校董会负责，校董会对大学的管理和行政负有最终责任。1.2根据2011年慈善法案，该大学是一个豁免慈善机构。它不需要在慈善委员会注册，但受其监管权力的约束，这些权力由学生办公室监督。1.3大学是学生办公室的注册提供者，因此必须遵守高等教育机构资助的条款和条件。这包括审计实务守则，要求它有健全的财务和管理控制制度。大学的财务条例是整个问责制的一部分。

2财务条例现状

2.1
本文件列出了大学的财务规定。它将大学有关财务控制的广泛政策转化为实际指导。本规定适用于大学、大学的信托、附属事业、分支机构和大学拥有管理控制权的其他实体。

2.2
这些财务条例从属于大学的章程和条例，以及学生办公室资助条款和条件以及审计实务守则中的任何限制。

2.3
本财务条例的目的是控制大学的整体资源，并向管理层提供保证，确保资源被适当地用于实现大学的战略计划和业务目标。
•财务可行性
•为纳税人和学生实现物有所值
•履行其对公共资金使用进行有效财务控制的责任
•确保学校遵守所有相关法规
•保护大学的资产。

2.4
财务总监须确保所有校董会成员、预算持有人及所有与大学财务有关的人士均可取得最新的财务规例副本。

2.5
与大学有关的所有官员、职员和学生都必须遵守财务条例。拒绝遵守财务规定将根据大学的纪律处分程序受到纪律处分。审计委员会将通过审计委员会通知理事会任何此类违规行为。牛津大学成员、校长和董事会负责人有责任确保他们的员工了解大学财务条例的存在和内容，以及支持财务政策和程序。

2.6
审查和财务委员会负责定期审查内部管理的财务条例，并就任何必要的增补或修改向理事会提出意见。

2.7
在特殊情况下，审核及财务委员会可授权偏离本条款的详细规定；此种离职应尽早向安理会报告。

2.8
大学详细的财务程序准确地规定了这些规定将如何实施。它们包含在金融手册（包括财务政策及程序）及金融实务指南，由财务总监保管，并通过财务网站提供给所有员工。

B公司治理

3法院

3.1
法院对大学的财务管理没有直接责任，但法院成员在其会议上有权就大学的财务管理提出问题已公布的财务报表或任何其他财务问题。

4委员会

4.1大学校董会是大学的管治机构。校董会拥有《大学章程》和条例赋予的权力和职责，负责管理和管理大学的收入和财产，并对大学的所有事务进行全面控制。其财务职责是：•确保大学的偿付能力•维护大学的资产•确保资源的有效和高效利用•确保提供的基金OfS依照规定的条款和条件使用•确保财务控制系统和工作有效地•确保符合大学OfS审计守则•批准该大学的战略计划•批准年度预算和长期财务预测•批准年度财务报表•任命外部审计员到大学4.2理事会有权：•任命银行家，并就大学的收入和支出以及大学的资产和负债保存适当的账簿，前提是在确定影响大学学术政策的任何财务问题之前，理事会应考虑参议院的任何建议•投资属于大学或由大学持有的任何资金•代表大学获取和处置不动产和个人财产，无论是永久业权还是租赁业权•进入，改变，代表大学执行和取消合同•确定所有未受监管的大学费用•任命审计委员会成员校董会的全部权力由条例赋予。4.3校董会通过将职责委托给委员会来履行其财务责任。特别是审查和财务委员会、大学执行局和高级官员，并保持对一般财务政策的概述，并建立适当的报告结构，以确保商定的政策得到执行。4.4所有校董会成员必须意识到他们对大学的财务负有责任，并必须确保他们有足够的信息来履行他们的职责。

5参议院

5.1
参议院没有直接的财务责任，但在校董会会议之前收到大学执行委员会的报告，并能够就这些报告向校董会发表评论。

6委员会结构

6.1审核及财务委员会审核及财务委员会就大学的财务管理向校董会负责。委员会将根据商定的计划审查预算并向理事会提出批准预算的建议，并确保这些预算得到执行。它还将审议与安理会财务职责有关的其他事项，并就此提出建议。委员会除了负责财务管理的所有其他方面外，还必须确保向安理会提供充分的资料，使其感到满意，认为它正在履行其财务责任。6.2大学执董会大学执董会由校长担任主席，负责NBA投注[手机]俱乐部研究策略、运作及政策事宜，并向监察及财务委员会及校董会汇报。6.3审计委员会审计委员会独立于监察及财务委员会及大学执董会，直接向校董会汇报。它负责保持内部和外部审计职能、内部控制制度、风险管理战略和确保经济、效率和效益的安排的概览。委员会有权获得其认为必要的所有信息，并可直接与内部和外部审计员协商，并可要求任何大学成员或管理人员提供书面或口头信息。大学的审计规定载于《审计实务守则》。6.4薪酬委员会薪酬委员会负责厘定大学高级行政管理人员、教授及同等专业及管理人员的薪酬及工作条件。委员会有权就他们的薪酬，包括薪酬和其他福利，以及合约安排，向理事会提出建议。6.5投资委员会投资与发展委员会负责管理大学及其信托基金的投资，包括为投资目的而持有的财产。它向安理会报告。其他委员会为任何目的分配预算的所有其他委员会最终都要就这些预算内的所有收入和支出向审查和财务委员会负责。

7 .负有财务责任的大学成员和官员

7.1 Vice-Chancellor
The Vice-Chancellor is the chief academic and administrative officer of the University and is answerable to the University Council for the financial administration of the University’s affairs. The Vice-Chancellor is also accountable, as the “accountable officer” under the OfS Terms and Conditions of funding for ensuring compliance with the terms and conditions of funding and provided OfS with clear assurances to this effect.
In their capacity as the accountable officer, the Vice-Chancellor must advise the Council if, at any time, any action or policy under consideration by them appears to the Vice-Chancellor to be incompatible with the Terms and Conditions of funding. If the Council decides nevertheless to proceed, the Vice-Chancellor must immediately inform the Chief Executive of the OfS in writing. As the accountable officer the Vice-Chancellor may be required to justify any of the University’s financial matters to the Public Accounts Committee at the House of Commons.
In the absence of the Vice-Chancellor from the University for more than one working days, the Vice-Chancellor’s delegated powers are assumed in full by the Deputy Vice-Chancellor (or other nominated person acting as the Responsible Officer) until the Vice-Chancellor’s return.

7.2 Director of Finance
The Director of Finance has responsibility for the development of University strategy, medium term
financial and business planning, and responsibility for the University’s financial and investment
strategies.
The Director of Finance also has responsibility for:
• preparing annual capital and revenue budgets and financial plans
• preparing accounts and management information for the monitoring and control of expenditure against budgets and all financial operations
• preparing the University’s annual accounts and other financial statements and accounts which the University is required to submit to other authorities
• ensuring the University has satisfactory systems of financial control and administration
• providing professional advice on all matters relating to financial policies and procedures
• day-to-day liaison with internal and external auditors, bankers and other financial advisers
• Provision of financial advice to the Vice Chancellor
In the absence of the Director of Finance from the University, the posts delegated powers are assumed in full by the Deputy Director of Finance.

7.3 Director of Internal Audit Services
The Director of Internal Audit Services is responsible for providing the Council, the Vice-Chancellor and other senior managers with reasonable assurance on the adequacy and effectiveness of risk management, control and governance arrangements. The Head of Internal Audit Services has direct access to the Chair of the Audit Committee, the Vice-Chancellor and senior officers where required.
The Director of Internal Audit Services reports to the Secretary to the Council on a day-to-day basis.

7.4 Director of Estates
The Director of Estates is responsible for the Estates functions within the University, which will include
accountability and control of staff, the security, custody and control of all University buildings and other resources, such as materials, cash and stores relating to this function. The Director of Estates has the right of access to any part of the University.

7.5 Budget Holders
Heads of School, Heads of Directorate, and other Budget Holders are responsible to the Vice-Chancellor, through the University Executive Board, for financial control and management in their areas of responsibility. They are advised by the Director of Finance in executing their financial duties, and must ensure the proper use of funds in accordance with these financial regulations and any procedural notes issued to Budget Holders.
Heads of School and Directorate are responsible for establishing and maintaining clear lines of responsibility for all financial matters within their School or Directorate and for ensuring that these regulations are publicised and observed within their School or Directorate. Where resources are devolved to Budget Holders, they are accountable to their Head of School or Directorate for their own budget.

7.6 All members of Staff
All members of staff should be aware of and have a general responsibility for the security of the University’s property, for avoiding loss and for due economy in the use of resources.
They should ensure that they are aware of the University’s financial authority limits and the values of purchases for which quotations and tenders are required.
They shall make available any relevant records or information to the Director of Finance or his or her authorised representative in connection with the implementation of the University’s financial policies, these financial regulations and the system of financial control.
They shall provide the Director of Finance with such financial and other information as he or she may deem necessary, from time to time, to carry out the requirements of the Council.

8风险管理

8.1
大学承认其业务中固有的风险，并致力于管理这些对实现其业务目标和财务健康构成重大威胁的风险。

8.2
校董会通过审计委员会，全面负责通过制定、实施和嵌入正式的、结构化的风险管理政策，确保整个大学有一个风险管理战略和一个共同的风险管理方法。理事会要求每年审查一次风险管理安排的执行情况。

8.3
理大透过校董会辖下的风险管理小组，制定了一份企业风险登记册，以识别主要的企业风险。监测每项风险的责任已分配给大学的高级官员。大学执行委员会的一名成员负责大学内部的日常风险管理。

8.4
学校及校董会亦须为其活动备存风险管理登记册，并须透过年度规划程序，向风险管理小组汇报其风险管理安排。

9行为准则

9.1本机构致力奉行公开、诚信及问责的最高标准。它力求以负责任的方式处理事务，同时考虑到公共生活标准委员会所确立的原则，期望各级工作人员都遵守这些原则。这些原则包括：•正直和问责•无私、客观和诚实•开放和领导9.2此外，理事会成员、高级职员或参与采购的人员必须每年在理事会秘书保存的大学利益登记册中披露利益。他们还将负责确保与他们有关的登记册条目定期及时更新。9.3特别地，任何人都不应该是大学合同的签署人，如果他或她在合同的任何其他方的活动中也有直接或间接的利益。根据2010年《反贿赂法》，工作人员要求、接受或同意接受来自另一个个人/组织的财务或其他利益，以换取不当履行相关职能或活动的行为是违法的。所有工作人员应遵循的指导原则必须是：•个人的行为不应使人怀疑其公务与私人利益之间存在任何冲突•以官方身份行事的个人的行为不应（对任何公众成员、与他们打交道的任何组织或其同事）造成他们受到（或可能受到）利益影响而对任何个人或组织表示好感或不好感的印象。因此，工作人员不应接受他们在工作过程中与之有接触的任何组织或个人的任何礼品、奖励或款待（或让他人给予他们的家庭成员），以免使他们达到可能因接受这种款待而在商业决策方面受到影响或被他人认为受到影响的职位。接受款待的频率和规模不应大大超过大学可能提供的回报。关于可接受的招待的指导载于大学的费用和招待政策中，该政策可在大学的网站上查阅，并且每年收集高级职员收到的招待数据。9.5接受或提供诱因理大致力维持商业操守的道德标准，对所有司法管辖区的贿赂及贪污行为采取零容忍态度。员工应注意2010年贿赂法案的规定以及大学的企业和社会责任商业行为政策。

C财务管理和控制

财务计划和预算控制

10.1
财务总监负责制定长期财务预测和财务策略。

10.2
《财务策略》刊载于《财经》网站，网址为：
•如何制定财务战略并将其整合到大学的战略计划中
•如何将战略计划转化为运营计划和年度预算
•如何管理、控制和保护大学的资源
•如何识别、保护和利用大学的资产
•大学如何确保所有负债都得到确认和妥善管理

10.3
监察及财务委员会负责拟备资源分配计划及提交立法会的长期财务预测。

10.4
财务总监负责确保有适当的程序，根据核准的预算控制收入和支出。定期向预算持有人、大学执董会、监察及财务委员会及校董会提供资料。

10.5
财务总监负责每年编制年度预算，包括收支帐目、资产负债表和现金流量，以及资本计划，供监察及财务委员会审议，然后提交立法会。

10.6
院长、校长和首长负责经济、高效和有效地使用分配给他们的资源。

10.7
预算价值在10万英镑以上和100万英镑以下的项目预算（包括资本）必须事先得到UEB相关成员的批准。副校长可以批准超过100万英镑和不超过300万英镑的项目。
所有价值在300万英镑或以上的项目预算（包括资本）必须事先得到理事会的批准。

收购和处置经营性土地和建筑物，如果超过300万英镑，必须由审查和财务委员会审查。议会必须批准任何超过300万英镑的收购或处置。如果土地或建筑物为信托所有，有关的信托委员会亦应检讨，并向作为受托人的理事会提出批准建议。

建筑物的收购、建造、翻新或处置，以及被列为投资物业的土地的收购和处置，如果超过300万英镑，必须经过投资和发展委员会的审查，并得到议会的批准。如果土地或建筑物由信托拥有，相关的信托委员会也应审查并建议理事会作为受托人批准。

关于提交审查和财务委员会批准的任何提案所需的信息，有单独的指导。

应该注意的是，任何重大的变更项目，或者具有异常高风险的项目（通过变更治理过程定义的），无论货币价值如何，都应该提交给Council。

首席战略官和大学秘书负责为每个重大资本项目（估计成本超过100万英镑的项目）任命项目委员会，并确保预算到位。

所有其他开支将遵循上述授权，这将反映在大学的核心财务系统中。

11会计安排

11.1财政年度
大学的财政年度从8月1日至次年的7月31日。

11.2核算基础
合并财务报表是按照适用的会计标准编制的，目前是高等教育SORP。

11.3财务报表格式
财务报表是根据《继续教育和高等教育建议会计准则》、OfS要求的任何具体披露，以及2006年公司法的规定（如果合适的话）编制的。

11.4提供财务报表和财务管理信息
财务总监负责在年度结束时尽快向审核及财务委员会提供该年度的财务报表，并按审核及财务委员会确定的格式，每隔一段时间向委员会提供年度报告。

11.5会计制度和记录
大学内部的所有会计制度和记录均应符合财务总监的要求。在主要会计制度符合要求的情况下，学校和主管部门不应保留重复的财务制度和记录。子公司和其他受控实体应采用这些系统和记录作为默认位置。

11.6会计记录的保存
财务总监负责财务及相关文件的保存。这些应以有关当局可接受的形式保存。

法律要求大学将主要文件保存七年。这些包括:
•供应商发票
•工资记录，包括兼职讲师和学期合同
•销售发票
•银行记录

工作人员还应确保保留安排符合资助机构的任何具体要求。

11.7公众访问
最近的副本财务报表可以在大学的网站上找到。

11.8税收
财务总监负责根据适当机构发出的指引和适用的相关法例，就所有税务问题向大学及其附属公司和信托基金提供意见。财务总监将发布有关遵守法定要求的指示和指导，包括有关增值税、公司税和进口税的规定。

人力资源总监负责确保有关PAYE和国民保险的法定要求得到遵守。

财务总监负责维护学校的税务记录，支付所有税款，接受税收抵免，并在适当的到期日之前提交增值税和公司税申报表。

11.9国际流动性
财务总监（必要时与人力资源总监合作）负责确保大学履行其财务和合规义务，包括适用的海外税务义务，涉及在英国境外开展的活动。在开始和签署任何合同之前，人力资源、财务和法律服务部门将被告知在英国境外发生的任何重大商业机会（包括与海外学院的合作伙伴关系）。在英国的海外访客的活动将被监控到学校/理事会级别，以确保遵守英国的税收法规。任何员工的预期工作国家不是英国，必须在执行其海外职责之前与人力资源部门达成一致，以确保考虑到所有合同和税收影响。

12审计要求

12.1一般
外部审计师和内部审计师有权：
在合理的时间进入大学
•访问与学校任何财务和其他交易有关的所有资产、记录、文件和通信
•要求并接受有关下列任何事项的必要解释
检查
•要求大学的任何员工对现金、商店或任何其他大学负责
他或她控制下的财产
•在需要时访问第三方（如承包商）的记录。

12.2外部审计
任命外聘审计员将每年进行一次，并由安理会负责。审计委员会将向校董会提供意见。
外部审计的主要作用是报告大学的财务报表，并对报表、基本记录和控制系统进行必要的检查，以就报表达成意见，并报告资金的适当使用。他们的职责将按照审计署审计实务守则和审计实务委员会审计标准声明中所载的建议执行。

12.3内部审核
内部审计员由理事会根据审计委员会的建议任命。
根据牛津大学与审计服务处的资助条款和条件，要求牛津大学有一个有效的内部审计部门，其职责和责任与审计实务守则中规定的建议一致。内部核数的主要责任，是向校董会、校长及高级管理层提供保证，确保风险管理、控制及管治安排的充分性和有效性。
内部审计处在计划和运作方面保持独立，但可直接与校董会主席、副校长和审计委员会主席接触。内部审计署署长每天直接向理事会秘书汇报工作。

12.4物有所值
OfS资助条款和条件要求大学理事会负责从公共资金中为纳税人和学生提供物有所值的资金。它应不断审查其管理其控制下的所有资源的安排，同时考虑到审计署、国家审计署、公共账目委员会和其他有关机构不时发布的关于良好做法的指导。
为了履行这一职责，财务总监每年将制定和修订一份关于物有所值工作的报告，该报告将提供符合OfS要求的证据。它将用于使审计委员会能够在其提交给理事会的年度报告中报告物有所值的安排。

12.5其他审核员
大学可能会不时受到外部机构的审计或nba投注，如OfS、国家审计署、欧洲审计法院和英国税务海关总署。他们拥有与外部和内部审计员相同的访问权。

13库务管理

13.1库务管理政策
策略及财务委员会负责批准一项库务管理政策制定现金管理、长期投资和借款的策略和政策。这将要求遵守任何外部限制或规则，以批准任何超出与OfS的融资条款和条件中规定的一般同意水平的担保或无抵押贷款。审查和财务委员会有责任确保这些政策的执行、监测和审查。

13.2银行业务安排
大学的银行安排由校董会根据监察及财务委员会的意见不时作出决定。就大学及其附属机构的银行帐户与大学银行的所有安排，以及签发支票，均须由副校长及财务总监代表监察及财务委员会作出。

副校长和财务总监有权以大学或其附属机构和分支机构的名义开立和关闭银行账户。大学的任何其他部门均无权以大学或其附属机构和分支机构的名义开立或经营银行账户，所有支付给大学的支票或金融工具均不得记入大学的账户。

大学支票的签署及会签安排、电子银行交易的授权及银行对账安排载列于大学财务手册．

13.3借款和契约
所有要求大学或其子公司出具有利于第三方的正式保函、支持函或履约保函的请求都必须得到理事会的批准。理事会还必须批准设立任何分拆公司、新子公司或合资企业的所有请求，因为这些决定可能与我们与贷方的现有协议和财务契约相冲突。

根据《约章》及条例所界定，立法会行使借款权力的所有安排，须由监察及财务委员会作出。

13.4投资
未经投资发展委员会批准，不得对证券、有限公司或上市公司或其他投资性财产（包括土地和建筑物）进行投资。投资及发展委员会可寻求其认为必要的外部意见，并可雇用大学投资基金的管理人。

14日收入

14.1一般
财务总监负责确保适当的程序运作，使大学能够获得其有权获得的所有收入。

所有收据表格、发票、票据或其他正式文件必须事先得到财务总监的批准。

应在财务总监的指导下，对收到的所有资金及时收取、担保和存入银行作出安排。

14.2接收现金、支票和其他可转让票据
所有收到的款项必须及时存入银行，并按照财务总监规定的时间表和财务程序中规定的时间存入银行。收到的所有款项的保管和转运必须符合大学保险公司的要求。

所有收到的款项必须全额支付并入账，不得用于支付杂项费用或存入零用现金浮动款。个人支票或其他支票不得从代表学校收到的款项中兑现。

大学不接受现金付款（少数餐饮/零售商店除外）。

14.3信用卡或借记卡收据
大学只能通过财务总监批准的程序接受借记卡或信用卡付款。所有程序必须确保符合 PCI DSS法规．

14.4销售发票和收款
财务总监应确保：
•对于欠学校的所有收入，应及时在官方发票上增加债务人发票。该规定的唯一例外是NBA投注[手机]俱乐部研究委员会和欧盟资助集中管理，如15.1所述
•发票是精心准备的，记录在分类账中，显示正确的到期金额，并贷记到适当的收入账户
•在适当的情况下，对客户进行信用检查的流程是否到位
•任何授予的学分都是有效的，经过适当授权并完整记录的
•在适当的地方正确收取增值税，并进行核算
•收到的款项被转到正确的债务人账户
•根据财务程序中提到的议定书，采取迅速有效的行动来追讨逾期债务
•对未偿债务进行监控，并为管理层准备报告
•在适当和适当的情况下，向债务人追讨债务费用
所有信贷安排必须由财务总监批准。

14.5学生费用
收取学费和住宿费的手续须经财务主任批准。

14.6核销
只有在采取了所有合理的措施来收回债务，并且所有债务的核销必须经过审批程序后，才能核销大学的适当债务。

学费和学业相关债务的核销必须先得到学生服务主任的批准，然后再提交给财务主任。所有其他注销债务的请求必须以书面形式提交财务总监。信托和子公司的核销必须得到相关董事会的批准。

所有超过5万英镑的核销提案将提交审查和财务委员会批准，所有1万至5万英镑的核销提案将作为备忘录事项通知审查和财务委员会。

14.7信用票据
所有超过1000英镑的信用票据都需要财务总监或指定代表的事先批准，所有信用票据必须首先得到学校校长或董事会的批准。

在财务总监的授权下，学生服务总监通过学生记录系统批准所有学费减免。

NBA投注[手机]俱乐部研究资助及合约

15.1科研经费和合同的接受
NBA投注[手机]俱乐部研究补助金及合约须由财务总监或其他获正式授权的人员代表大学接受。在任何情况下，未经NBA投注[手机]俱乐部研究与创新副校长事先批准，不得通过NBA投注[手机]俱乐部研究服务部提交申请。

NBA投注[手机]俱乐部研究服务处处长负责审查每一份正式拨款申请，并应确保有足够的资源来履行所有承诺。NBA投注[手机]俱乐部研究事务主任应确保确定NBA投注[手机]俱乐部研究合同的全部经济费用。NBA投注[手机]俱乐部研究协议必须符合大学在全面经济成本计算方面的政策，并根据资助机构的性质，考虑到NBA投注[手机]俱乐部研究项目的不同定价程序。

财务总监须保存所有与已批出NBA投注[手机]俱乐部研究补助金及合约有关的财务纪录，并须在到期日前向资助机构提出所有索偿要求。这些索偿可以采用成本表的形式，不一定要记为债务人发票。

15.2授予和合同条件
许多拨款机构和合约机构都订明发放拨款的条件。此外，在提交临时报告或最后报告或提供其他有关资料方面，往往有必须遵循的程序。未能对这些条件作出反应往往意味着大学将遭受重大的经济处罚。指定的主管或资助人有责任确保资助的条件得到满足。

由于未能满足资助条件而给大学造成的任何损失由预算持有人负责，并将由相关学院或理事会承担。

16其他创收活动

16.1产品和服务的持续销售
这是一个通用术语，涵盖学院或董事会向大学以外的第三方提供产品和服务的所有活动。

此类别中的项目将受合同的约束，合同的条款和条件由大学制定或由客户提出。应向法律服务部门咨询应使用的合同的正确形式。

通过持续销售产品和服务产生的任何收入不超过10万英镑，都可以得到学校校长或董事会的批准。UEB成员最多可以批准30万英镑。任何销售额超过30万英镑的产品必须得到副校长或财务总监的批准。

的销售发票指南在适当情况下，概述信用审查和信用限制客户的程序：

16.2新的创收或交易活动
学校负责人必须事先批准任何新的独立的创收活动，这些活动将产生高达5万英镑的收入。UEB成员可以批准任何不超过10万英镑的收入。超过这一数额的任何数额应与财务主任商定。

任何新的创收活动都应与之讨论金融业务合作伙伴以及来自税务团队在毕业典礼之前。

财务总监可指示该等交易透过合适的附属公司进行。

16.3私人顾问和其他私人工作
如有需要，有关大学教职员从事私人工作的规例，在适当的服务条件下，并在大学顾问政策．

条例的主要规定是，从事私人工作的教职员工必须确保其工作不影响其在大学的职责履行。工作人员不得代表学校行事，也不得使用印有学校标志的文具。

任何私人工作，无论是否涉及使用大学资源，都需要得到校长或董事会和副校长的许可。如果确实涉及使用大学资源，将为此收取经济费用。

对于员工以私人身份所做的任何工作、提供的建议或从事的任何活动，大学概不负责。

17知识产权和专利

17.1一般
在大学内进行的某些活动，包括NBA投注[手机]俱乐部研究和咨询，可能会产生可申请专利的想法、设计和发明。这些统称为知识产权。根据签署的协议，此项权利可不时全部或部分转让给第三方。

17.2专利
监察及财务委员会负责制订程序，处理大学职员在NBA投注[手机]俱乐部研究过程中因发明和发现而获得的专利。

17.3知识产权
如果大学决定参与发明和NBA投注[手机]俱乐部研究的商业利用，则应按照大学知识产权实务守则所载的知识产权程序进行。

17.4知识产权的商业性利用
审核及财务委员会须批准程序，以鼓励及协助教职员将大学内NBA投注[手机]俱乐部研究的发明及程序作最大程度的商业利用。

17.5知识产权的处置
所有无形资产的处置都需要在财务总监的建议下事先获得审查和财务委员会的批准。在这种情况下，转让知识产权不属于处置。

18支出与采购

18.1一般
财务总监负责向机构的货物和服务供应商付款。

18.2授权/财务机构方案
校长或董事会负责其职责范围内的采购工作。学校或服务部门的负责人可以将其最高25%的采购权委托给学校或服务部门的指定人员。在行使这项授权时，预算持有人必须遵守大学的采购政策和财务程序。

每年，学校校长和董事会将批准一份授权信，财务总监应确保核心财务系统的任何变化都得到相应的更新。

工作人员不得授权向自己、配偶、伴侣或亲属，或与自己、家人或亲属有联系的任何组织支付任何款项，也不得允许其工作人员这样做。

18.3采购
大学要求所有预算持有人，无论资金来源如何，以符合质量，交付要求和可持续性的最低成本，并按照大学的采购政策和程序．

学校校长和董事会应确保预算持有人了解大学的采购政策，该政策可在采购部门的网站上查阅。

采购总监应负责安排和程序，为大学所需的服务供应发出所有正式订单。

所有订单只有在符合采购总监的要求并且招标程序（如有需要）已经执行的情况下才能下达。

18.4资本支出
在土地、建筑物、家具、设备和相关费用方面的所有资本支出，只有在属于核定预算的一部分并遵循此类财务交易的详细财务程序时，才能发生。

财务总监应负责向审查及财务委员会提供有关所有资本开支的年度报表。

关于授权的进一步信息见10.7。

18.5购卡
学校采购卡的运作和控制由财务总监负责。

购货卡持有人只可在获发购货卡的用途及授权购买限额内使用购货卡。信用卡不得借给他人，也不得用于个人或私人购买。持卡人应获得相关预算持有人的购买批准，并应确保有足够的预算来支付成本。财务总监应确定从持卡人处采购所需的信息以及财务部门的收货截止日期，以维持财务控制，持卡人必须提供该信息。

计划的运作详情载于大学财务手册．

18.6发票的支付
支付所有款项的程序应采用财务总监指定的格式。

学校校长及首长级管理人员须确保在未经财务总监事先批准的情况下，学校及首长级管理人员的开支不会超过商定的预算。

财务总监将自动支付发票，这些发票引用了有效的采购订单编号，并已在采购付款系统中正式收到和匹配

18.7费用报销
大学的采购和付款程序到位，使大多数非付费用品可以通过购买支付系统或通过购买卡购买，而无需承担任何个人费用。但有时，工作人员、学生或访客可能会产生费用，通常是与旅行有关的费用，并有权获得报销。

这些开支必须使用大学核心财务体系（教职工）或者通过费用报销表（访客及学生），索赔必须符合合同规定大学的费用、住宿和采购政策．

任何代表学校使用自己的车辆的人都必须有适当的商业保险和有效的驾照。

18.8进展
教职工和学生在校外开展的项目可获得预付款。尽可能使用其他付款方式，如正式采购订单和后续付款，或采购卡。

预支给一个人的金额通常不应超过5000英镑。预支款项必须事先得到校长或董事会的批准。任何超过2,000英镑的预支也必须事先得到财务总监的批准。

所有以这种方式支出的款项必须保留收据或已付发票。在与预支款项有关的项目完成后一个月内，必须准备一份费用报销表，说明预支款项是如何支付的，未用余额是如何偿还的。在任何情况下，如果第一次预支的决算尚未结清，将不批准第二次预支。

18.9款待客人
教职员招待外来人士，一般应使用大学的餐饮设施。如果情况并非如此，在提出报销要求时必须说明理由。
有关招待客人的可接受开支的限额载于费用和招待政策．

18.10捐赠
未经财务总监事先批准，任何捐款（不论是现金或实物）均不得作出。

19支付开支

19.1薪酬政策
所有院校职员均按校董会批准的薪级表或现薪，并按适当的服务条件聘任。

所有任用书或服务条件的变更必须由人力资源总监通过人力资源运营团队签发。

所有的工资必须通过银行支付人力资源运营团队，但由大学海外附属机构或已成立的分支机构聘用的员工除外，雇员须经认可的发薪局发放工资。

高级管理人员的薪金及其他福利将由人事及薪酬委员会决定。此外，人事和薪酬委员会负责批准高级员工和超过9万英镑的所有遣散费。非专业校董会成员的合理路费将由大学发还。

19.2工作人员的任用
所有服务合同均应按照大学认可的人事惯例和程序签订。
所有中央资助的学术职位和教授职位，无论如何资助，都须经副校长批准。
预算持有人应确保及时向财务总监和人力资源总监提供他们可能需要的与雇员的任命、辞职或解雇有关的所有信息。

19.3养老金计划
工作人员加入委员会的资格大学退休金计划（USS）, 雷丁大学员工养老基金（UREPF）或者是雷丁大学养老金计划（URPS）将在个人雇佣合同中详细说明。

策略及财务委员会负责就所有退休金事宜，担当本会雇主的角色。

人力资源总监负责日常退休金事宜，包括：

•对各种授权退休金计划的商定缴款
•准备各种退休金计划的年度回报
•管理雷丁大学员工养老基金和雷丁大学养老金计划。

20资产

20.1土地和建筑物

请参见第10.7节。

20.2固定资产登记
财务总监负责维护大学的土地、建筑物、固定设备和机械以及其他成本超过10,000英镑的资产的登记册。学校校长和董事会将向财务总监提供维护登记册所需的任何信息。

附属公司亦须按照由财务总监另行批准的资本化门槛，备存固定资产登记册。

20.3库存
采购部门将与数字技术服务部（DTS）共同维护信息技术设备的库存。

20.4库存和仓库
学校校长和理事会负责在其学校和理事会内建立适当的保管和控制库存和物料的安排。用于商店会计核算的系统必须得到财务总监的批准。

校长和董事会负责确保定期检查和库存检查的进行。具有危险性质的库存和物料应接受适当的安全检查。

那些需要在财政年度结束时在大学资产负债表上对股票进行估值的学校校长和董事会成员，必须确保所进行的盘点程序得到财务总监的批准，并根据大学详细财务程序中的建议，向其学校内适当的员工发出指示。

20.5保护资产
学校负责人或理事会负责其控制下的建筑物，库存，商店，家具，现金等的护理，保管和安全。在任何认为保安有缺陷或认为可能需要特别保安安排的情况下，他们将谘询屋苑署长。

未经校长或董事会事先许可，不得将任何财物搬离大学校园。

20.6个人使用
学校所有或租赁的财产不得个人使用。

20.7大学自有车辆
大学拥有的车辆只可由获授权的人员使用。通常情况下，这些车票不应用于上下班，并应留在大学校园过夜。

20.8资产处置
库存物品的处置必须按照采购总监发布的程序进行。

固定资产的处置和从固定资产登记簿上除名必须符合学校的固定资产会计政策。

任何经营性土地或建筑物和投资物业的处置都必须得到审查委员会的批准
及财务委员会。

20.9所有其他资产
校长和董事会负责建立适当的安排，以保管和控制大学拥有的所有其他资产，无论是有形的（如股票或库存物品）还是无形的（如知识产权），包括电子数据。

20.10财产损失或财产损坏
如果发生任何可能导致保险索赔的事件，校长或董事会必须立即通知采购部门。采购部门将通知大学的保险公司，并在适当的情况下，与学校或服务部门的负责人一起准备索赔，以便转交给保险公司。

20.11租赁物业
所有第三方占用大学物业的租赁协议或许可证均须由财务总监或地产总监签署。

21信托基金

21.1礼品、赠与和捐赠
财务总监负责保存向大学捐赠的礼品、捐赠和捐款的财务记录，并在适当情况下提出追讨税款的申请。

21.2学生福利和入学基金
财务总监会订明学生福利基金使用的记录格式。将根据资助机构的要求保存准入基金的记录。

21.3信托基金
审查和财务委员会负责确保大学的所有信托基金在任何相关立法和每个信托的具体要求下运作。

财务总监负责保存每项信托基金所需资金的记录，并就信托资产的控制向审查和财务委员会提供咨询意见。

其他22个

22.1 Insurance
The Director of Procurement is responsible for the University’s insurance arrangements, including the provision of advice on the types of cover available. As part of the overall risk management strategy all risks will have been considered and those most effectively dealt with by insurance cover will have been identified. This is likely to include important potential liabilities and provide sufficient cover to meet any potential risk to all assets.

Procurement is responsible for effecting such insurances as are determined from time to time by the Scrutiny and Finance Committee. Therefore responsible for obtaining quotes, negotiating claims and maintaining the necessary records. Procurement will keep a register of all insurances effected by the University and the property and risks covered. It will also deal with the University’s insurers and advisers about specific insurance problems.

The Director of Estates is responsible for keeping suitable records of plant which is subject to an inspection by an insurance company and for ensuring that inspection is carried out in the periods prescribed.

Heads of Schools and Directorate must ensure that any agreements negotiated within their School or Directorate with external bodies cover any legal liabilities to which the University may be exposed. The Insurance Office advice should be sought to ensure that this is the case.

Heads of Schools or Directorate are responsible for ensuring that the Insurance Office is immediately notified of any potential new risks and additional property and equipment that may require insurance and of any alterations affecting existing risks.

22.2 Travel Insurance
Staff and students travelling on University business is covered under the University’s travel insurance policy, and will not normally be reimbursed for any expenditure on a personal travel insurance policy. Travelers should however check the policy details on the Insurance website to ensure the University’s policy offers an appropriate level of cover for the location, activities planned and for any personal possessions taken on each trip.

22.3 Establishing new companies, branches or associates.
No University company, associate or branch shall be formed for any purpose without the specific approval of the Scrutiny and Finance Committee.

22.4 Appointments to the Boards of subsidiary and associated companies
Where a University subsidiary company is established or the University takes a shareholding in a third-party company, the appointment of directors to these companies is a matter for the Scrutiny and Finance Committee.

22.5 Memoranda of understanding with subsidiary companies
University subsidiary companies shall enter into and keep under review a memorandum of understanding with the University. Each company shall operate in accordance with such memorandum and within the framework provided by these 金融监管, and any additional procedural requirement imposed by their Boards of Directors.

Any permitted departures from these 金融监管 will be encompassed in the memorandum of understanding.

22.6 Associated company reporting requirements
The directors of companies where the University is the majority shareholder must submit, via the Scrutiny and Finance Committee, an annual report to Council. They will also submit business plans or budgets as requested to enable the Committee to assess the risk to the University. The University’s internal and external auditors shall also be appointed to such companies.

22.7 Security over data and information
The Director of Digital Technology Services shall be responsible for maintaining proper security and privacy of digital information held by the University. Appropriate levels of security will be provided, such as passwords for networked PCs, together with restricted physical access for network servers. Information relating to individuals held will be subject to the provisions of the General Data Protection Regulations (GDPR) 2016 and the Data Protection Act 2018. The University shall have in place a Data Protection Policy to ensure compliance and to ensure the safety of records and documents.

The University Secretary shall have responsibility for implementing and monitoring policies for the protection and management of data.

22.8 Safeguarding funds against misuse
Heads of School and Directorate are responsible for the proper application of funds at the disposal of their School or Directorate. In exercising their responsibility Heads of School and Directorate must have regard to security measures to safeguard University funds and assets against misuse or misappropriation. They must consult with Procurement to see that appropriate insurance is arranged.

22.9 Fraud Policy and Response Plan
The University’s Fraud Policy and Fraud Response Plan are contained within the Financial Manual, availableon the University’s website.

All members of the University staff or students must notify immediately the University Secretary or the Head of Internal Audit Services of any financial irregularity, or any circumstance suggesting the possibility of irregularity, affecting the financial procedures, cash, stores or other property of the University. Due respect will be given for the confidentiality of those raising such concerns.

It is a disciplinary matter if anyone knowingly makes a false or malicious allegation against another member of the University.

Further information about “whistleblowing” and the duty of employees and students under the Public Interest Disclosure Act 1998 can be found on the University’s website.

22.10 Safekeeping of legal documents
The University Secretary has responsibility for the safekeeping of legal documents relating to the University. Details of the University’s property ownership is maintained by the Director of Estates.

22.11 Students’ Union
The financial responsibilities of the Students’ Union are set out in the Students’ Union Code of Practice in the Calendar.

The Students’ Union is a separate legal entity from the University. It shall maintain its own bank account and financial records and prepare its own annual accounts.

Subject to any constraints imposed by the OfS, the Scrutiny and Finance Committee shall determine the level of grant to be paid annually to the Students’ Union. The Committee requires the Union to provide information details of its proposed budget to assist in determining the appropriate level of grant.

The Director of Finance and the Head of Internal Audit Services have the right of access to the financial records of the Students’ Union in so far as they relate to the payment by the University of the annual Block Grant.

22.12 Signing of official documents
The Council shall approve arrangements for the delegation to senior officers of the University to sign official documents on its behalf

22.13 Use of the University Seal
All Deeds and documents requiring to be sealed by the University shall be sealed in the presence of two persons one of whom shall be a member of the Council and the other an authorised officer.

A report shall be submitted to each meeting of the Council recording the Deeds and documents to which the University Seal has been affixed since the last meeting of the Council.

The University Secretary shall be responsible for the security and use of the University Seal and shall keep records of the Seal’s use.

22.14 Provision of indemnities and guarantees
Any member of staff asked to give an indemnity or guarantee, for whatever purpose, should consult a member of UEB before any such indemnity is given. Members of UEB can sign an indemnity and any member of staff with delegation can sign one if it is on a preapproved terms using University templates. Uncapped indemnities should be approved by the Director of Finance.

Guarantees must be approved by the Director of Finance, Scrutiny & Finance Committee and Council.

22.15 Disclosure of Interests
A member of Council, or a member of staff, having a material, personal, financial or other beneficial interest in any transaction between the University and third parties shall disclose his or her interest in writing in advance of any discussion or decision regarding that transaction. In the case of a member of the Council the disclosure should be made to the University Secretary and, in the case of a member of staff, to their Head of School or Directorate.

Any member of any Committee, having a personal interest in any matters (whether or not recorded in the Register of Interests) shall declare that interest, and such declaration shall be recorded. The member shall withdraw from the meeting in question unless this requirement is waived by the Chairperson.

22.16 Disclosure of outside directorships and partnerships
Any member of Council or member of staff who is about to accept a new directorship or partnership which may result in a conflict of interest, should discuss this in advance with the Secretary to the Council.