目的

本文件的目的是概述大学的费用、福利、招待和礼品政策。该文件列出了由大学资助的支出领域，并确定了有限制或不能报销的支出领域。

在代表学校产生任何支出之前，索赔人有责任确保他们已经阅读了本政策，并了解了可以作为合法费用索赔的性质。

范围

除非相关决策机构（通常是附属公司的董事会）另有说明，本规定适用于大学、其在英国和其他地方的子公司和分支机构（“大学集团”）。本文件的主体是适用于大学集团内所有实体的一般政策。有关大学海外附属及分支机构雇员的开支，请参阅附录中列出的具体国际差异，以及与个人签订的具体合约协议。

请注意，在适当情况下，以英镑给出的门槛和限额应转换为当地货币。

本政策所载的规定适用于代表大学、附属机构和分支机构支出的所有大学员工，无论其支付方式如何。这些规定也适用于任何非雇员（校园工作人员、学生和访客），他们有权向大学报销代表大学、其子公司和分支机构发生的开支。但是，这并不包括顾问或承包商为向大学提供的货物或服务付款的请求。这些必须在发票上支付，通过正确的采购程序处理；此类付款不得作为费用报销单提交。

无论支出的资金来源如何，这些条例都适用。所有支出编码为一个项目，所有项目均为大学资金（包括SDAs）；因此，遵守这些规定是强制性的。不遵守这些规定可被视为违纪。

这些条例必须与与本政策一起执行的相关政策一起阅读，包括《财务条例》、《财务手册》和《采购政策》。

如果您对这些政策有任何疑问，或者您认为本文件未涵盖的问题，您应首先将问题提交给事务服务主管，然后再提交给您的学校主管，职能主管或同等人员。

所有的开支必须有明细收据。

在无法获得收据的特殊情况下，支出必须由学校负责人或职能部门批准。这些项目的付款将只考虑小额价值，并将由财务部门自行决定偿还。

大学保留根据现行就业法律不时修改这些政策的权利。任何修订将通过财务网站通知员工

最新版本可在第四单元商业世界（Agresso）的金融网站和费用门户网站上获得。

内容

1.1 -背景

1.2 -接待访客/商务招待

1.3 -款待员工/招待员工

2.1 -长期服务奖

2.2 -奖励计划券

2.3 -不允许向员工赠送礼物

2.4 -给员工奖励是一项应纳税的福利

2.5 -给别人礼物

2.6 -进行捐赠-只有事先批准

3.1 -接待

3.2 -收礼

3.3 -礼品和招待登记

4.1—目的

4.2 -范围通用规则

4.3 -开车旅行

4.4 - UoR校区之间的商务旅行

4.5 -共用车辆4.6 -住宿

4.7 -生存

4.8 -罚款和处罚

4.10 -使用大学电话拨打国际移动电话

8.1 -在家办公

8.2 -电脑设备

8.3 -家庭电话

8.4 -移动电话

8.5 -个人使用大学的电话系统

8.6 -办公设备和家具

9.1 -总则

您必须以适合大学地位的方式提供和接受款待；你不能冒任何损害大学声誉的风险，特别是它作为接受公共资金的慈善机构的地位。

您必须始终考虑您的个人立场，大学的立场和任何税务影响。你应该总是考虑一种情况，无论多么好的意图，在外部审查下会是什么样子。待客之道是一个敏感的领域，你必须遵守这个政策的精神和文字。

款待也必须在有关税收制度的框架内处理。所有支出必须“完全和专门用于贸易目的”。如果不遵守这一点，可能会导致个人和大学的税收要求。

在有“正当的商业理由”的情况下，你可以为来访者提供款待，例如午餐或晚餐。这方面的例子包括接待外部审查员、客座讲师、NBA投注[手机]俱乐部研究研讨会的外部捐助者以及与大学已经或正在寻求发展关系的访问业务联系人。

待客之道的一般规则是，你必须确保：

你必须确保在申索书中清楚列明下列资料：

大学代表的合作伙伴不应出席，除非访问者的合作伙伴也被招待，并且只有在特殊情况下才应出席。合作伙伴出席会议必须事先获得学校负责人或职能部门负责人的批准。

如果款待是在餐馆进行的，那么任何加在餐费上的小费都必须是合理的，最多不超过餐费的15%。如果餐馆已经收取了服务费，那么就不应该给小费。当几位大学职员招待客人时，帐单通常应由在场的最资深职员来付。

学生娱乐活动是允许的正式活动，如毕业典礼和会议，在适当和需要的情况下，工作人员在场，前提是出席活动的大多数是学生。餐饮的类型应与学生活动的性质相适应。与提供的所有服务一样，必须使用大学自己的餐饮设施，只有在特殊情况下才可以使用外部餐饮。如果使用外部供应商，则必须提供有效的商业案例并由学校负责人或职能与采购部门批准。

所有或大部分参加者都是大学工作人员的接待必须在大学场地进行。好客有两种：

如果有正当的商业理由，大学可以为员工提供适度的校内接待。这主要发生在：

请注意，与上述商业活动无关的员工的茶，咖啡，饼干等是个人费用，不得计入大学资金。

请注意，上述类型的商务招待不得包括酒精。

如果提供招待并包括工作人员，你必须确保文书清楚地表明：

文书工作必须附在在线索赔的行项目上。

为大学连续服务21年的员工将获得长期服务奖，通常以200英镑的代金券形式颁发。在包括英国在内的一些国家，根据长期服务奖励计划收到这样的礼物是一种特殊情况，在这些国家不会产生个人纳税义务。HR全权负责组织本次奖励。

大学设有表现奖励计划，优秀者可获发奖券。这些代金券付款是应纳税的福利，必须这样记录和核算。大学将承担这些奖励产生的税收费用。这些税款由人力资源部门管理，人力资源部门与财务部门联系，以便将税款包含在大学的HMRC账户中。奖励计划券不会为个人产生个人纳税义务。

所有送给员工的其他礼物都是个人费用，不得由大学资助；赠送这样的礼物可能会给收礼者带来应纳税的利益。个人礼物的例子包括纪念场合的礼物（生日、婚礼、考试成功等）。这些费用不能归类为业务成本，必须由个人支付。

请注意，向员工颁发比赛奖品将产生纳税义务（即使大学没有支付奖品）。

大学的标准政策是不向顾客、供应商、学生或客户提供任何礼品，除非这些礼品是大学服务的组成部分并可供公众使用。如果是价值较低的礼物，只要可能包含大学徽标，则可以例外，因为出于文化原因，访客通常会认为这种礼物是一种必要的礼貌。在协助开放日参观时，为大学注册学生提供餐券并不构成礼物。

2.6 -进行捐赠-只有事先批准

未经英国财务总监或子公司董事会事先批准，任何形式的大学资金捐赠给个人或组织，包括注册慈善机构，不得进行。必须提供文件作为批准的证据，如果由索赔处理，请附加在行项目上，如果您希望收到发票，请在创建申请时向审批人提供批准的证据。这些项目只能作为例外情况，并需要在有关公布的财务报表中单独披露。

如果您在与外部组织的会议或活动中以用餐或茶点的形式受到款待，大学的政策是您可以接受，前提是款待与活动有关。你必须确保对实际或所谓的不当影响进行了充分考虑。所有其他的款待通常都应该被拒绝。特别是：i)必须拒绝提供招待，以代替已完成工作的费用。如果您接受，可能会产生应纳税利益，必须向有关税务机关申报，并产生纳税义务；Ii)拒绝邀请参加社交活动、海外旅行或提供超出业务目的和期限的住宿的实质性优惠（价值超过50英镑）；iii)必须拒绝任何可能影响大学与潜在的货物或服务供应商或客户之间的合同地位的行为。

在上述iii)的情况下，潜在或现有供应商或客户的任何此类做法都应立即报告给大学秘书、内部审计服务总监和采购总监。

对于上述第i)和ii)项，如果你认为为了大学的最大利益应该接受这样的安排，你应该在接受之前征得副校长的同意。然而，这类请求通常会被拒绝，因为不符合大学的最佳利益。在任何情况下，这些细节都必须记入礼品和款待登记册，并可能引起纳税责任。

在接受款待的情况下，任何价值超过50英镑的东西都必须事先得到学校或职能部门负责人的批准，高级管理人员必须得到他们的直属经理的批准。批准必须书面记录，口头批准是不够的。这份批准书必须与登记册一起保存。批准表格见附件6。该登记簿必须由学校维护和保管，并可供财务、内部和外部审计审查

在接受礼物方面，在某些商业领域，组织为客户提供带有其名称或标志的小而低价值的礼物（钢笔、镇纸、日历、日记等）是正常的商业惯例。接受这样的礼物是合理的。你应该拒绝所有其他价值超过15英镑的礼物，包括承包商和供应商的季节性礼物。你应该退回不请自来的礼物，并附上一张纸条，解释大学的政策是不接受这类礼物。如果礼物是匿名的，或者退货可能会引起冒犯，那么这些物品必须捐赠给当地注册的慈善机构。

您应该熟悉2010年反贿赂和腐败政策（http://www.legislation.gov.uk/ukpga/nba投注/23/contents），该政策引用了该政策。这取决于个人，以确保他们收到的款待或礼物是符合规定的，不违反政府的立法

员工还应了解大学的公共利益披露（“举报”）政策和程序。这使得任何与公众利益有关的问题都可以向举报热线0118 378 6353报告

在特殊情况下，可以接受小礼物：i)拒绝礼物会对提供礼物的组织或个人造成冒犯，从而损害大学的声誉。如果你有任何疑问，请咨询你的学校或职能部门的负责人，如有疑问，他们应咨询大学秘书；ii)只有在与你的学校或职能部门的负责人或同等机构协商后，你才能清楚地表明，建议的礼物不是，也不能被解释为贿赂，你才能接受学生的礼物。所有来自学生的超过5英镑的礼物都应该记录在礼物和招待登记册上。

所有价值超过15英镑的礼物/招待（学生赠送的礼物除外，见上文），无论是否被接受，都应记录在礼物和招待登记册中。参见附录5的表单布局。每个部门负责维护自己的登记簿，并确保它可供财务，内部和外部审计审查

工作人员应注意，接受礼物可能会产生应纳税的利益，当向有关税务机关申报时，可能会导致个人纳税责任。采购部将要求供应商确认他们向大学雇员提供的礼品和款待。

3.3 -礼品和招待登记

见附录4和附录5

如果向您提供礼品或招待，详细信息必须记录在礼品和招待登记册中。每个学校和职能部门都必须保存这样一份登记册。

此登记册通常应由学校或职能部门的负责人或同等人员持有，他们应定期（至少每年一次）审查并签署。它应记录所提供的所有礼物或款待的详细情况，包括是否被接受，以及所收到的礼物或款待的费用估计和接受的理由。

该登记簿必须随时保持最新状态。

登记册必须按照大学秘书规定的时间表提交给大学秘书。最低回报将以年为基础。

登记册必须随时可供内部审计署署长或指定代表随时查阅。

礼品和招待登记册的最低数据集布局见附录4，批准表格模板见附录5。

如果您对应记录在捐赠登记簿中的内容有任何澄清，请与治理主管联系

4 -差旅费：差旅费、住宿费、生活费

4.1—目的

这项政策适用于所有大学职员和因大学公务需要出差的人员。这包括承担雷丁大学部分资助项目的工作人员，以及大学将支付旅费和住宿费的任何工作。

如果已预订的旅行机票随后被取消，给大学造成取消费用，必须有一个由学校负责人或职能部门批准的商业案例来证明支出的合理性。

如果单程续程票和回程票比不定期回程票贵，则允许使用不定期回程票。

私人旅行，包括往返于家和公司之间，不由大学资助。

租车必须只使用，如果这是最物有所值的运输方式为商务旅行。通常情况下，在行驶里程超过70英里的地方租用一辆车会更物有所值。所有租车应通过大学的合同租车公司预订。所有海外租车必须通过大学的合同旅行管理公司预订。

所有租用的车辆必须在或低于D组类别（福特福克斯或同等）或最低成本可用的选项。

请注意，如果租车是由大学事务人员损坏的，财务影响必须通过保险办公室处理，而不是在个人费用索赔中提交。该人员应首先与合同租车供应商联系，告知情况，然后通知大学保险部门

如果一个人使用自己的私人车辆进行大学的商务旅行，学校将报销里程费用。适用的费率取决于车辆是个人拥有还是通过大学的工资交换计划作为公司汽车租赁，也取决于行驶的里程。除了里程费率外，大学不会资助任何与个人车辆有关的费用。

司机有责任确保他们有有效的驾驶执照，车辆有有效的MOT证书，并且为适当的商业用途（包括乘客和商业设备）进行了适当的保险。

请注意，如果乘客是大学的雇员，你只能申请额外的津贴。

允许的里程是行驶的距离减去你的正常通勤距离。在提交索赔时，您必须提供您的邮政编码和您整个旅行的目的地邮政编码，以支持索赔的里程值。出境及入境行程视作一次行程，不应分开申领。例如，员工往返正常工作地点的总路程为20英里。员工被要求前往距离12英里的另一个地点，总共24英里的通勤，员工可以索赔4英里的里程。

这所大学在许多地方都有分校。在英国，雷丁有两个主校区，亨利有一个主校区。此外，该地区还有大学农场和其他场所。有时，出于商业目的，在这些地点之间旅行需要使用公共交通工具或私人车辆。

如果乘坐公共交通工具，机票的费用可以退还。如果您使用自己的车辆旅行，学校将为每次指定的校园间旅行报销固定的里程数。

请注意，如果你在大学的角色要求你有一个以上的正常工作地点（例如，你在多个校园工作），这些地点之间的旅行是不报销的。

请注意，大学不报销校园内的旅行，例如在白骑士校园的白骑士一侧和Earley Gate一侧之间的旅行。

由于很难使用直达公共交通工具往返UoR格陵兰校区，这段旅程可以通过其他方式进行。

如果乘坐公共交通工具，机票的费用可以退还。

拼车和货车不分配给任何一名员工。你必须一直遵守以下有关泳池车及货车的条件（所有条件均须符合）：

4.6 -住宿

海外酒店住宿应通过旅游管理公司预订。由于对特定地点没有限制，差旅管理公司将为所要求的地点提供合适的选择。因此，期望员工和学生不应该通过费用系统报销海外酒店的费用。如果通过费用报销来报销酒店费用，大学有权以费用为由拒绝这部分报销。英国酒店住宿可以通过旅游管理公司预订，也可以直接预订。由于对特定地点没有限制，学生或工作人员应确保他们选择的住宿最适合他们的要求，并为大学提供最物有所值的住宿。例如，最便宜的酒店（比第二便宜的酒店便宜10英镑）和10英里远，但需要花费20英镑的出租车，这不是最物有所值的。同样，在活动结束的地方，旅行者在深夜独自旅行-必须考虑大学对旅行者的照顾责任。为员工的安全多支付一点可能更为谨慎。大学有权以费用为由拒绝该部分的申索。如果会议包括在整个套餐中包含的特定酒店住宿，并且每晚的价格在限制范围内，则可以通过签约的旅行管理公司预订。如果学生因大学事务需要在外过夜，而选择住在酒店或其他地方以外的地方（例如与朋友或同事住在一起），大学将不会报销任何名义上的住宿费用。

生活津贴必须以实际支出为基础，并有适当的收据作为支助。一般来说，联合国大学不实行按日维持生活的政策。学校和职能部门不得尝试执行当地每日津贴政策，因为这些费用不会由大学支付。另请注意，款待和商务招待条例适用于所有餐饮支出。

大学禁止为维持生计而购买酒类。如果酒精是作为一餐的一部分购买的，则只能声称是食物成分。任何包括酒精在内的索赔都将被拒绝

任何超出下列限制的额外项目，除非有明确的商业案例，并得到校长（针对大学联成员）或财务总监（针对全体员工）的批准，否则将被视为不属于政策范围。

对于持续时间少于10小时的日间商务旅行，不能索取食物或其他生活必需品。对于持续时间超过10小时的商务旅行，在出示有效收据的情况下，可以申请最高20英镑的食品补贴。

在出示有效收据的情况下，领取生活津贴的限额如下：每天最多55英镑

在海外领取生活津贴时，出示有效收据的限额如下：每天最多50英镑。

大学将不会偿还或支付任何罚款的费用。这包括但不限于停车、超速、公共汽车专用道、拥堵费罚款和图书馆罚款。

如果在与大学有关的商务旅行过程中发生拥堵费或道路通行费，只要在索赔时提交适当的收据，就可以报销拥堵费或通行费。请注意，根据第4.10段，任何因不支付费用而被罚款的费用属于个人费用，将不予偿还。

请参阅大学的手机政策。职员应在出发前检查他们的资费是否正确，或手机的漫游资费是否已设定为最合适的资费，以避免在国外意外产生大笔费用。

如教职员须为专业团体的成员，以履行其在大学的工作职责，在某些情况下，他们可申请发还有关费用。

为了尽量减少纳税责任的风险，个人应该与他们的直属经理讨论成为公司会员的可能性。

个人订阅的费用应在适用的情况下记入个人的员工发展账户（SDA）。在其他情况下，将由相关预算持有人决定可以适当地支付哪些订阅。决定的标准应包括维持和发展基本服务、当前预算的限制以及对有关专业人员群体的正常期望，例如征聘和保留问题。

如果预算持有人决定批准大学支付产生税费的订阅，则大学将代表个人支付税费，费用将记入与订阅相同的项目代码中。

在英国，税务机关公布了一份认可的专业团体名单，如果会员资格对你在大学的角色至关重要，那么他们的订阅就不需要纳税。

如有特别的工作需要，大学会发放制服及工作服。这可能是由于健康和安全的需要，或者如果你将与公众直接接触，需要呈现一个合适的形象。

所有制服必须清楚地标明不可拆卸的大学标志，不得穿着参加任何非大学活动。

你的直属经理应该建议你的职位需要什么样的制服或工作服，以及学校将承担哪些费用。

如果使用大学资金购买电子书和类似物品，这些物品是大学的财产，必须供大学使用。在电子文献下载到硬件的情况下，该硬件必须是大学的财产，或者是大学可以随时使用的。

员工的正式工作地点在雇佣合同中注明，通常是在大学校园或与大学相关的其他地点（员工有其他合同协议的情况除外）。

当你在家工作时，学校不承担任何费用（例如互联网接入、供暖和照明）。唯一的例外是电话费，详情见第8.3和8.4节。

所有计算机硬件（包括外设，打印机，扫描仪等）和软件必须通过DTS购买。

大学将不承担家庭打印和其他电脑耗材的任何费用。

如果作为工作职责的一部分，学校要求你使用家里的电话打商务电话，你有权要求报销这些电话。您必须保留足够的商务电话详细信息，以便大学检查所提出的索赔的准确性，并将原始的逐项电话账单附在您的费用报销表上。学校将不报销任何私人电话费用。大学将不报销任何部分的家庭电话租金。

家庭电话只能作为例外使用，因为大学提供电信技术，微软团队

如果有特定的业务需求，大学将为您提供手机。提供的移动电话将符合采购政策规则，将来自经批准的供应商，并将具有标准规格。

员工不应试图通过报销来收回购买的手机。当一名工作人员获得大学的手机时，他们将被要求选择是否使用它打私人电话。对于那些不希望使用电话打私人电话的人，内部审计部门将与部门经理协商，对他们的电话使用情况进行监控，并进行抽查，以核实没有打私人电话。如果是这样，那么下列安排将开始实施。

凡选择使用私人电话的教职员，须同意从工资单中扣除相当于每月提供手机费用15%的款项，并退还给大学。如果个人每月的费用发生变化，例如因为他们要求不同的关税，那么每月从工资中扣除的费用将会修改。

如果您使用个人手机拨打与业务相关的电话，您有权要求报销，前提是满足以下要求。

8.5 -个人使用大学的电话系统

允许合理的个人使用大学的固定电话系统；例如，你可以给家里打电话，提醒他们工作上的延误，并对因延误而导致的计划安排做出必要的改变。过度、经常使用大学电话系统打私人电话是不可接受的，否则将被采取进一步行动。

数字技术服务定期向预算持有人报告电话费用的细节。

所有非英国的个人电话费用必须报销给大学。付款可以通过银行转账到大学，详情请与收据办公室联系。

8.6 -办公设备和家具

由于员工的正常工作地点是在大学或大学拥有的地点，大学不负责购买可能在家中使用的办公家具或设备。建议员工遵循大学提供的人体工程学建议，以确保他们在家工作时感到舒适。学校购买供家庭使用或从办公室搬到家里的任何设备或家具仍归学校所有。

大学有一项政策，关于支付招聘到大学职位的搬迁费用。该政策明确规定了组织内不同级别角色可商定的最高搬迁费用。提供搬迁费用的协议由任命小组主席根据本政策批准。在不受英国税收或NIC约束的情况下，可以报销的合格费用的最高金额为8,000英镑。根据英国税务与海关总署的规定，大学将只承担您在搬迁发生的纳税年度或下一个纳税年度的费用或提供福利。仅就联布职等任命而言，可逐案协商搬迁待遇。不应使用基于网络的在线费用报销工具提交搬迁费用。为搬迁索赔提供了一份具体表格。与人力资源部联系，以获得管理搬迁政策和相关索赔的指导。

在以下情况下，大学可能会要求你接受常规的健康检查或体检（“体检”）：

大学将为学生安排体检并直接支付费用。你不应向提供身体检查的医生付款，以要求发还你的费用。大学将直接收到医疗报告。你会得到一份医疗报告的复印件。大学不会支付任何因体检而产生的治疗费用。

10.3 -因校务出国期间的医疗保险或治疗

在某些情况下，这可能会导致税务责任，你应该经常与财务税务会计师和保险主任核实，以澄清所需的管理。

在任何可能的情况下，你应该避免使用个人资金，有效地利用大学的订购系统或购买卡设施。如果你在代表大学行事时不可避免地产生自付费用，你可以提出报销要求。

对于员工，大学将向人力资源系统中为工资而持有的银行账户付款。支付给学生的款项将通过RISIS提供的银行详细信息进行支付。

用任何形式的大学资金购买的所有物品都是大学的财产。如果工作人员离开大学，他们必须确保所有这些物品留在大学。

所有费用报销必须使用适当的手段。

学生和访客申请完成后，应使用财务网站上最新版本的表格发送给大学的工作人员，这必须得到授权人的批准。

工作人员声称是利用基于Web的在线门户网站。

授权人必须确保有足够的信息来检查索赔是否正确完成，索赔项目是否完全、完全和必要地出于商业原因，以及这些项目是否恰当地使用了大学的资金。

那些处理费用报销的工作人员将质疑任何不符合（或没有足够的支持来证明他们）大学政策的项目。如果发生这种情况，您或作者有义务提供澄清。

你的索赔和所有证明文件应尽快提交，以便支出反映在大学的账目上。在交易日期后6个月内提交的任何索赔将提交给财务总监，并且可能不予支付。

对于副校长、副校长、副校长、院长和职能主管的费用报销授权，有单独的安排。

以外币支付的费用，应以有关货币和等值的当地货币表示。所使用的汇率是交易当日的有效汇率。适用的汇率必须在费用表上注明，这可以在您的银行对账单上找到（通过英镑与货币支出计算），货币建议单或通过汇率网站。

根据申请，大学可能会预支你在履行职责期间为大学产生的重大费用，例如海外实地考察。任何时候垫付的最低金额不得少于100英镑；最高金额一般不会超过2000英镑，但如果有正当理由，你可以申请更大的预付款。超过2,000英镑的预支款项必须经财务总监批准

预支款项必须在你回国后不迟于四周内提交一份适当的费用报销表。任何未使用的预付款余额必须立即偿还。

大学保留从欠你的或应付给你的任何款项中收回任何未清的预付款的权利。

未入账或未偿还给大学的全部或部分预支款项将产生个人纳税义务。

如果学校要求您必须参加在正常工作时间之外举行的培训课程或会议所产生的托儿费用（日常托儿费用之外的费用），则可以报销。必须提供所参加课程的详细信息，并由你的直属经理确认有业务需要你参加。请附在索赔单的单行项目上。

附录1适用于芬兰（分支）的变更