采购卡程序手册

内容

持卡人责任摘要

概述

交易支付过程的控制和监管

信用卡的安全

卡的安全性和卡的详细信息丢失/被盗卡

持卡人情况的变化

姓名变更学校/部门/授权经理离职

支出限制

交易限额

事务管理

增值税提高交易/下订单记录交易拒收拒收货物金额不正确已收货但未收货丢失交易意外个人使用交易记录及月度对账单授权经理持卡人缺席

帮助和指导

信用卡提供商和类型：Barclaycard Visa Barclaycard客户服务（每周7天，24小时）：包括挂失/被盗卡，余额查询和查询交易的选项从英国电话：0800 008 008从海外电话：（44）01604 269 452这些号码也出现在每张卡的背面。直接举报欺诈性使用：电话：0800 001 4286在讨论信用卡之前，巴克莱卡可能会通过要求提供以下部分或全部安全信息来验证来电者的身份：-交易限额：单笔交易价值和每月总支出，为每位持卡人定制-对账单日期：每月28日-“家庭”地址：如果您提供了您的家庭地址，或者财务，邮政信箱217号，阅读RG6 6AH巴克莱卡在线支出管理系统：网站：https://identify1.business.barclaycard/login#gcpidvlogon登录用户名：个人大学电子邮件地址出于安全考虑，如果没有活动，网站将“超时”内部联系参考卡管理：采购卡团队电子邮件purchasecards@reading.ac.uk 0118 378 5855供应商查询电子邮件procurement@reading.ac.uk（采购）0118 378 8305有用的网页：采购卡信息

增值税指导下的大学采购政策、费用和酒店管理政策

持卡人责任摘要

▪确保你熟悉大学政策和本手册▪保持你的信用卡安全▪确保你理解并能坚持员工协议(附件3)签署▪完成月度声明完全和之前在规定期限内▪▪完全自己的编码获得并提交所有单据,确保你有增值税专用发票适用▪通知采购卡团队在purchasecards@reading.ac.uk任何改变你的大学后,永远不要让别人使用你的信用卡或其详细信息进行付款，永远不要试图购买超过你授权交易限额的商品，即使供应商提供将总额分成较低价值的交易

概述

介绍

雷丁大学已经确定，通过使用采购卡作为其采购和采购会计流程的一部分，可以获得优势。使用采购卡的基本目的是节省交易费用，减少只从外部供应商订购和处理低价值、大批量货物和服务时所涉及的文书工作和管理时间。大学预算之间的费用支付仍然是通过财务进行的内部流程，这包括大学餐饮部门的任何官方支出。请注意，无论使用何种付款方式结算供应商账户，所有现有的大学政策仍然有效。请参考以下大学政策：•采购政策•费用和招待政策每位持卡人有责任在开始使用采购卡之前熟悉这些政策的要求。遵守所有大学政策是持卡人在申请时的承诺的一部分。每个持卡人在申请卡被批准之前都要阅读本手册。所有持卡人必须熟悉并按照本手册所列的要求行事。购买必须按照本手册进行，该手册涵盖了与使用该卡有关的最常见问题。更新或修订将通过电子邮件列表通知持卡人，本手册定期更新以重新发行。持卡人仅可将该卡用于商业目的，如果产品或服务有合同供应商，持卡人应始终使用合同供应商，除非采购部门另行给予明确许可。该卡不能用于向雷丁大学的任何部门、内部服务提供商或餐饮店付款。购买卡上印有持卡人的名字，但账户和责任都在雷丁大学的名下。不影响任何个人的信用状况，也不影响持卡人提供家庭住址。

管制和管理

购买卡的发放和使用须遵守大学政策和本程序手册的指示。任何持卡人如违反上述规定，将被视为严重违例。持卡人如持续不遵守规定，将会被取消其持卡人咭或受到纪律处分。为每张卡设置了财务限制和允许的产品区域，如果尝试在这些商定的限制之外进行交易，卡将自动被拒绝。商户类别10 -员工-临时招聘，16 -金融服务和34 -在任何情况下都不允许使用现金。严禁使用购物提取现金。每个月，提出的交易都由授权经理批准，所有交易都由财务和采购部门监控。随机审计可以对信用卡活动和收据和发票的保留情况进行。卡必须每4年重新申请一次。购卡团队会邀请持卡人更新申请表。学校校长/职能理事会有责任决定是否需要申请采购卡，以及是否合理地考虑到预期的使用量和其所在地区现有的采购卡数量与所雇用的工作人员数量的关系。如果该卡在6个月内处于闲置状态，则有可能取消特权，最终决定将由财务总监决定是否可以继续持有该卡。已发出的密码不得更改为与持卡人的个人银行密码相同。

交易支付流程

供应商在交易后4个工作日内由银行付款，雷丁大学可以访问BSM上的每月电子对账单，详细说明每个持卡人的交易情况。大学每月向银行支付一笔款项，以支付该期间的所有卡交易。这些报表可在BSM上以电子方式提供给个人持卡人。持卡人输入编码和增值税详细信息，使财务部门能够记录交易并相应地分配成本。

信用卡的安全

卡的安全性和卡的详细信息

账户是以雷丁大学的名义开立的，但每张卡都是用户个人的。明确禁止持卡人以外的任何人使用该卡或其详细信息进行付款；即使持卡人在场，也不应将该卡交给同事付款；除持卡人以外的任何人不得查阅卡号、到期日等信息。如果学校发现有共享卡或其详细信息的行为，将立即暂停该卡。持卡人有责任确保卡和所有详细信息保存在安全的地方。任何包含银行卡详细信息的纸质副本、电子文件或记录也必须妥善保管，不得随意展示。所有持卡人必须完成所需的强制性在线培训模块，并遵守大学数据保护和信息安全政策

学校交易职员。学校压花购买卡。例外

财务部门雇佣的学校交易员可能会被要求持有一张印有学校名字而不是自己名字的购买卡。持卡人（如Barclaycard配置文件中的姓名）仍然负责使用该卡进行的购买，但是当持卡人休假或长时间缺勤时，该卡可以传递给学校事务办事员（由财务部雇用）的同事，他可以使用该卡进行购买。必须注明“临时所有者”，以确保在购买时清楚地了解持有或使用该卡的人。这是为了实现完整的可审计所有权跟踪。由于业务需求，需要此例外。请注意，此例外仅适用于财务部门雇用的代表指定学校进行采购的学校交易文员。其他员工不受此例外，必须遵守大学的标准指导方针。

卡丢失或被盗

持卡人应将以下巴克莱卡电话号码与卡分开保存，用于报告卡丢失或被盗，电话线路每周7天24小时开放：英国电话：0800 008 008海外电话：（44）01604 269 452如果卡丢失或被盗，持卡人应立即致电巴克莱卡，并通过电子邮件通知财务purchasecards@reading.ac.uk或电话（+44）(0)118 378 5855。

持卡人情况的改变

更改名称

如果持卡人更改姓名，可以通过电子邮件purchasecards@reading.ac.uk申请更换卡。旧卡应在收到新卡时，将卡上的金属芯片和磁条剪断并销毁。申请人须提供证明文件，例如结婚证书。

更换学校/部门/授权经理

如果持卡人转到不同的大学部门，将由新的学院/职能负责人决定是否保留该卡。如果是这种情况，则应填写附件4表格，并附上最新的详细信息，由新的学校负责人/职能部门签署并提交给财务部门。在该角色的最后一个月内不应进行任何交易，以便在修改卡记录和工作流程或关闭帐户之前完成所有管理流程。如果再次变更担任授权经理的工作人员，应将由现任学校负责人/职能部门负责人签署的完整的附录4表格提交给财务部门。

离开工作

如果持卡人离职，不得在离职的最后一个月内进行任何交易，持卡人必须通过电子邮件通知purchasecards@reading.ac.uk，并通过金属芯片和磁条切割卡片，最迟在离职前一个月的月底处理。PIN岗哨装置可以作为备用设备留在部门。持卡人必须在离职前将任何未完成的项目的文件和收据提交给授权经理处理，如持卡人正在休长期假（如产假或病假），应建议发邮件至purchasecards@reading.ac.uk；信用卡帐户的信用额度将在所提供的日期内暂停。

支出限制

每月工作时间的限制

申请时，必须与学校校长/职能部门达成初步的每月财务限额；这通常高达5000英镑。如你认为上述数目不足，可向事务事务主管提交填妥的附录5，申请增加数目。

交易限制

每张卡都有一个单一的交易财务限额，通常最高可达2500英镑，根据持卡人的学校/职能负责人对该持卡人的适当权限级别的决定进行申请。这个限额包括任何增值税和任何手续费，如运费。这是违反规定，要求供应商接受多个部分付款，对一张或多张卡，以克服这一限制，并试图破坏学校的负责人/职能的决定。超过此限额，不得出示购物卡。如欲修订财务限额，可向交易事务主管提交一份填妥的附录5。

合适的供应商

采购卡只能用于合同供应商或经采购部授权的供应商。适用大学的采购政策。如果有任何不遵守这些规则的情况，采购部将与持卡人联系。

个人支出

信用卡付款通常可以用于批准的个人费用，但持卡人不得使用该卡支付自己车辆的汽油费用。大学的费用报销流程必须完成里程索赔，索赔人提交报销使用自己的车辆旅行的商业里程的请求。

事务管理

增值税

交易必须有增值税收据支持，该收据显示商品/服务的不含增值税的总价值以及增值税金额。在完成报表时，必须对每笔交易输入正确的增值税代码。在某些情况下，供应商可能会处理交易，将增值税与报表上的总价值分开显示。关于增值税的信息和指导，包括要在报表上输入的代码清单。

提高交易/下订单

持卡人须就每宗交易，不论以何种方式发出订单，向供应商提供所有持卡人资料。在网上下单时，持卡人可能会被提示提供一个8位的安全码，该安全码可以由PIN哨兵设备生成，如果手机号码在账户记录中，则由供应商发送到手机。除非得到交易服务主管的明确批准，否则不得使用PayPal账户。

记录交易

在所有情况下，每笔交易都必须有已付款的发票/收据支持，该发票/收据应识别交易的详细信息，包括增值税部分，并直接发送给持卡人。这些必须与交易的所有细节和证据一起保存，以便与相关的月度报表核对并提交。提交给应付账款的发票可能导致重复付款。对交易进行编码必须在28日结账后的第14个月之前完成。如果连续两个月未完成编码，则将发出不合规警告。如果连续三个月没有完成编码，那么您的信用额度将被撤销，您的账户将被审查关闭。

卡拒绝

如果交易被拒绝，持卡人可以通过purchasecards@reading.ac.uk向购卡团队咨询。信用卡被拒绝的常见原因是超过交易或每月总财务限额或使用被阻止的商户类别。

拒收货物

如果交付的物品因任何原因不被接受，必须直接与供应商联系，以便安排信用卡账户。任何开出的信用证都会出现在对账单上。信用证的编码应与原始交易完全相同。任何关于已交付物品的疑问都应及时向供应商提出。如果与供应商的任何争议无法解决，应与采购部门联系。

收费金额不正确

如果月度账单上出现不正确的费用，应联系供应商澄清，或通过信用卡账户获得退款。在这种情况下，不正确的金额仍然必须在报表中说明：在项目说明中应注意退款已被同意。任何贷方将出现在随后的报表中。信用证的编码应与原始交易完全相同。

已收费，但未收到货物

如果账单上显示未收到货物的费用，请联系供应商以确保货物已发出。

根据Visa的规定，在货物发出之前，交易不会被处理。如果违反此规定，请发邮件至purchasecards@reading.ac.uk。

失踪的事务

在结算单日期之前的消费将显示在下个月的持卡人结算单上。

个人意外使用

如果持卡人错误地将卡用于个人交易，例如个人用餐或亚马逊交易，应尽快将详细信息告知管理部门和purchasecards@reading.ac.uk。在完成对账单时，个人交易的编码必须包括：8750账户代码；学校项目代码；还有持卡人的工作人员号码。一旦编码联系收据办公室，receipts@reading.ac.uk，他们将通过在线支付或电话支付通知报销流程。

交易记录及月结单

卡片上的活动记录通过在线系统进行管理；持卡人和授权人可以随时登录查看交易。每个日历月，持卡人都必须完成一份交易核对表。授权人在每月15日前查看收据是否符合政策要求后，必须将此对账单提交给购卡团队。

授权管理器

授权经理的职位或级别必须高于持卡人，且必须在大学的正常财务授权范围内。授权人必须通过在线巴克莱卡支出管理系统审查每一项支出，并按要求提供证明文件，以确保完全符合大学政策。如果证明信息不足以证明购买是对大学资金的适当使用，授权经理有权不批准任何交易，在这种情况下，它可能被归类为未经授权的个人支出，并且报销大学的程序将适用。如果一名工作人员不再担任授权经理，应尽快通知purchasecards@reading.ac.uk。如需任命新的授权经理，请填写附录4表格并通过电子邮件发送至purchasecards@reading.ac.uk。交易必须在每月16日之前得到批准。

持卡人没有

如果持卡人或授权人提前意识到可能在编码或批准的截止日期前缺席，他们应通知purchasecards@reading.ac.uk。如果意外缺席延迟了已完成的对账单的编码，该对账单的总费用将不得不被默认为部门预算。任何需要的调整都可以稍后由该领域的执行支持或财务合作伙伴进行。

申请表格

请确保所有表格已填妥，并由学校校长/首长级校长会签后，才按指示转递。申请表格及重新申请表格必须由学校校长/职能部门直接递交。