发送邮件

只适用于户口持有客户

邮政服务负责处理所有外发的大学邮件。我们提供全方位的服务，从邮寄一封信件到通过快递发送多个国际包裹，我们可以获得许多这些服务的全国协商折扣。要了解发送项目的成本，您可以使用我们的在线表格请求报价。

我们收到的所有物品将在我们收到的当天离开大学，只要它们已按照以下描述准备好。

快递服务重要信息

自2017年4月以来，该大学的快递服务供应商（DHL和Parcelforce）已被英国金融制裁执行办公室（OFSI）要求就“被拒绝方”立法检查发件人和收件人的详细信息与政府数据库。为此，承运人要求我们提供所有符合条件的物品的发件人和收件人的全名和电子邮件地址。

快递公司现在拒绝接受寄往邮政信箱地址的邮件，尤其是在海外。如果没有替代地址，您将不得不为这些地址使用基本邮件服务。

如何发送外部邮件

我们只收集和处理装在黑色或绿色邮袋中的邮件；附有服务/参考要求贴纸；或者用邮包。当你的邮袋里装不下邮件时，当你的邮袋不见了时，或者当我们要求你把一些东西和你的邮袋分开时，使用这个小袋。请这样做，无论您目前使用任何其他系统来识别您的邮件。可以打印出来

如果您需要，请通过在线邮政用品申请表或通过postroom@reaAing.ac.uk或+44(0)118 378 6530与我们联系索取邮寄摘要的副本。

如果您没有邮袋或服务请求标签，您将需要建立一个邮政帐户。请发邮件至postroom@reading.ac.uk开始这个过程。

我们的货车收集轮是为了满足许多客户的要求而设计的，这必然是一个复杂的妥协。我们不能像许多地点希望的那样晚收集，但我们会优先从离我们在白骑士大厦的邮件处理基地最远的地点尽可能晚收集。收货较早的部门往往离我们更近，从那里更容易把紧急和迟交的物品步行给我们。

手工递送的物品可以在下午4:30之前处理，但我们建议您在下午3:30之前携带complex来处理物品（例如任何跟踪服务）。如果我们迟收到很多这样的邮件，我们可能无法在皇家邮政收集之前处理所有这些邮件。DHL和Parcel Force的邮件也应该在下午2点30分之前送达，因为这些快递公司收取的时间更早。在带最后一分钟的物品之前，打电话6530，检查承运人是否已经收集了。

一般的用法说明

您可以使用邮政服务的绿色或黑色邮袋来邮寄任何类型的邮件。在两个邮袋中混合邮件类别和类型是可以的，但请在每个邮袋中捆绑类型。你不需要两个邮袋都寄。

如果您不确定您所在地区的邮袋安排，请联系我们postroom@reading.ac.uk或询问您的学校财务官

请查看下面的“满足非英国海关要求”部分，了解在英国境外发送除文件以外的任何东西的详细信息。

我们主要负责处理5种类型的邮件，其中一些需要你事先准备：

非英国邮件（未签名或跟踪）

• 不需要任何准备，除了密封和写地址的项目/包裹（地址告诉我们它不是英国）
• 将邮件装入与你的邮政帐户有关的邮袋或附有该帐户的其他订明指示，放在大厦内的收件点
• 所有的邮件都由我们的合同供应商以航空邮件的形式盖上了邮戳。我们不提供“平邮”服务选项。

英国邮政，第二类

• 不需要任何准备，只需要封好邮件/包裹并写上地址即可
• 将邮件装入与你的邮政帐户有关的邮袋或附有该帐户的其他订明指示，放在大厦内的收件点
• 我们附上适当的唯一条形码付款指标，当我们处理的项目。

英国邮政，头等

• 将物品/包裹封上并写上地址。
• 在正面，右上角写一个小的“1”，表示你想要头等舱。你也可以使用印有“1”的小贴纸（比邮票还小）。
• 将邮件装入与你的邮政帐户有关的邮袋或附有该帐户的其他订明指示，放在大厦内的收件点
• 当我们处理项目时，我们会附上适当的唯一条形码付款指标（在您的“1”指示上方）。

任何到任何目的地的跟踪或签名物品，以及非英国物品，除了简单的文书工作（信件等）之外的任何东西。

• 将物品/包裹封上并写上地址。
• 请按照下面“可追踪服务和高级/特殊服务请求”部分的说明进行操作。
• 如果您没有附上唯一条形码的“服务请求”标签并向我们发送电子邮件，请重新阅读下面的“可追踪服务和高级/特殊服务请求”部分。
• 将邮件装入与你的邮政帐户有关的邮袋或附有该帐户的其他订明指示，放在大厦内的收件点
• 我们在处理项目时附上适当的唯一条形码服务/付款指标。

Non-Account邮件

• 所有已盖上邮资（第一类或第二类）、回寄邮件、免费邮件及转寄邮件，均须捆绑投寄在一个邮袋内。
• 此邮件将与所有其他通过邮政服务到达的邮件同等优先处理。
• 本节不是指个人邮件服务，这是提供给教职员工和学生在白骑士楼的地下室。

生活必需品

• 始终使用与内容适当的包装，信封或纸箱，一方面考虑价格目的的重量，另一方面考虑“粗糙”处理保护的适用性。一旦物品被装进袋子里，没人能读懂“易碎”。一个装着各种大小和形状的邮件的大袋子不会尊重“请勿弯曲”的指示。自动分拣机可能会把折边松散、订书钉暴露和信封强度不足的物品撕成碎片。
• 对于较大的物品，一个经验法则是，当你在物品上张贴时，你应该使用制造商原始运输包装的等价物。
• 记住，皇家邮政对1级和2级标准信件或24级和48级大信件和包裹有预期的投递时间。这些都不是交货时间的保证。有关如何使用具有保证的服务的详细信息，请参阅下面的可跟踪请求部分。
• 请确保在地址中包含邮政编码（英国和大多数其他国家）。如果你不确定邮编，你可以使用皇家邮政邮编查找器（或其他海外邮局网站）。
• 应该总是有一些方法来确定在他们回来的情况下将物品归还到哪里。不要在信封上没有回信地址就寄出去，最坏的情况是，里面有你的详细信息。
• 注意你写回信地址的地方。皇家邮政的信封规格会有所帮助。基本上，把它放在后面的中上方，保持小一点。如果它必须放在前面，那就放在左上角，但要保持小一点。这将防止自动分拣机器在物品到达任何地方之前把它送回你身边。
• 如果任何东西到达邮政服务没有一个可识别的发送部门，如有必要，我们将打开它，以确定谁收费。
• 不要使用普通的1号、2号、48号、24号或航空邮件发送任何不可替代的、有期限的或有内在价值的邮件。有关如何使用更合适的服务的详细信息，请参阅下面的可跟踪请求部分。

当我们在邮件中心处理邮件时，我们根据以下皇家邮政定义确定要使用的类别。

标准的字母

最大尺寸240mm × 165mm × 5mm，可达100g

有一等舱和二等舱服务。

阅读上面的通用说明部分是至关重要的。以上的尺寸和重量限制是由皇家邮政和我们严格执行的。如果你想降低邮费，请使用较轻级别的纸张，或者将A4折叠一次，然后使用C5信封，而不是将两次折叠成DL信封，这通常会导致标准信件变成大信件。

这意味着当信封没有被暂时压缩时，它的整个面积为5mm。

记住，无论你的邮件有多小或多轻，单一维度都可以将其移动到大信或包类别中。

大字母

最大尺寸为353mm x 250mm x 25mm，最多750克（请参阅英国邮件尺寸指南）

一等舱（24人）和二等舱（48人）。

用于比标准字母更重或更大的项目。

包

最大尺寸610mm × 460mm × 460mm，最多2000g（第二类），20kg（第一类）

（请参阅英国邮件尺寸指南）

一等舱（24人）和二等舱（48人）。

用于比标准字母和大字更重或更大的项目。

阅读上面的通用说明部分是至关重要的。以上的尺寸和重量限制是由皇家邮政和我们严格执行的。如果你想降低邮费，就要注意信封的大小、纸张的重量和内容的排列。

航空邮件

阅读上面的通用说明部分是至关重要的。国际物品可以捆绑在一起，放在黑色或绿色的袋子里。

在发送国际邮件时，您还必须注意以下事项：

• 航空邮件的重量限制是2公斤，或5公斤的书籍，印刷文件等，有标签，不包含任何其他东西。如果您需要发送大于此的物品，请联系我们或使用我们的在线表格请求报价。
• 寄往欧盟以外地区的信件以外的物品可能需要报关。请联系我们咨询。

有关邮寄和快递的更多信息，请参阅其他服务部分。

大部分邮件

投寄大量邮件时，请确保按以下方式准备邮件：

• 第一类和第二类物品分开。
• 所有的项目都是相同的方式向上和相同的方式。
• 在可能的情况下，物品应按相同数量捆绑，并标明每捆物品的数量。
• 也请保持欧盟，欧洲其他地区和世界其他地区的目的地分开捆绑。

在发送任何大于单个标准皇家邮政麻袋的批量邮件之前，请联系邮政服务，因为我们可能需要安排特别收集。若有什么袋子太重，你一只手提不动，就是我们也提不动了。进行风险评估以确保。

一旦你准备好大量邮寄，请致电7302。请不要等到一天结束后才发布所有内容。我们通常可以为超出正常收件时间的部分大量邮件安排特别收件服务。

大量可追踪邮件

大量的特殊递送、签收、国际签收和空运都需要特别的准备。散装用于这些目的是指超过8(8)项。请遵循以下步骤：

1. 打电话6530，告诉他们你想做什么。
2. 他们会发给你一个excel模板，让你填写每一类服务和目的地区的所有邮件的全名和地址。您可以在这里下载副本（多重跟踪项目xlsx模板）。
3. 这必须返回检查之前，您发送的项目。
4. 请保持地址标签项目在同一订单和捆绑或盒子，以匹配电子表格。
5. 你不需要完全解决这些问题。您可以使用摘要地址，这将使我们能够将我们制作的完整服务地址标签与正确的项目相匹配。
6. 在捆绑包或盒子上贴上服务请求标签（见下文），说明您已经转发了电子表格。
7. 把物品寄给我们。

满足非英国海关要求（和形式发票）

世界上所有主权国家都对所有进口物品实行这样或那样的进口管制。从信件和卡片到复杂的电子设备、植物、动物材料和服装，一切都是如此。对于简单和明显的文件，很少需要报关，但对于其他所有文件则需要报关。对于小礼物和其他价值较低的物品，大多数承运人接受简单的申报，如皇家邮政CN22表格（由我们提供）。

其他的一切都需要更详细的内容描述，通常以发票的形式。当您不出售物品时，可以采用形式发票的形式，世界各地的海关服务希望能够根据国际惯例轻松解释这些发票。对于您托运的每个包裹，请将每个包裹的内容，重量，价值和商品代码（见下文）以表格形式列在纸上，并以“形式发票”为主要标题。请记住，就全球海关组织而言，所有东西都有价值，如果没有申报，他们会计算一个。您必须在每份副本上签名并注明日期。你应注意，在预估表格上所作的声明必须准确无误。就美国国家海关组织而言，它们也是最终的。一旦他们处理了物品，确定了关税和其他费用，并改变了估价，你就不能回去找他们了。他们的决定是最终的。

现在必须列入贸易关税协调/商品代码。这些可以从英国政府自己的网站（dot gov tariff finder）或任何其他类似的网站上获得。筛选和选择它们很繁琐，但仍然是必不可少的。邮政服务不能为您做这个选择。

寄件人和收信人的详细信息的安排并不重要，所以可以使用标准的大学抬头纸。对于复杂的导出，可能需要将表扩展到单个页面之外。您必须为托运货物中的每个包裹制作专用发票，或者在单个托运发票的描述部分包含盒子编号系统。网上有很多形式发票的例子。例如，在Word文档中使用University样式可以在这里找到：Pro-Forma（这将在浏览器中启动文档下载过程）。

此外，在英国境外维修或销售的物品有特殊程序。请致电+44(0)118 378 6530或postroom@reading.ac.uk与我们联系。

 

可追踪服务和高级/特殊服务请求

所有未在其他页面中描述的服务，如交付时签名、跟踪、定时和保险，必须使用服务指示标签并按照以下程序进行请求。如果您在发布之前需要一个成本的想法，您可以使用我们的在线表格请求报价。

绿色的21张/页标签和红色的40张/页标签现在已经被下面的简化设计（65张/页）所取代。这些必须附加到符合条件的项目，你必须发送一个随附的电子邮件到postroom@reading.ac.uk与完整的细节和说明。

 

只有当你通过非标准服务发送东西时，你才需要使用这些标签，非标准服务是指任何被跟踪和/或在交付时收到签名的东西，并且可能有内容保险。标准服务,不需要加贴特惠服务标签的邮件是：寄往所有目的地的英国一级和二级邮件及（不可追踪）航空邮件。根据我们的合同，所有海外货物都用航空邮寄。

 

将标签贴在物品的左上方，并在随附的电子邮件中包括以下详细信息：

• 您的邮政帐号和标签序列号。
• 从下表中选择您希望使用的服务名称。如果您不知道您应该使用哪种服务，您可以联系我们咨询，或者如果您需要快递服务，只需说“标准快递”，我们将根据物品的重量和价值在下一个可能的工作日内选择最佳服务（因目的地而异）。
• 如果你想要投保的项目，包括在电子邮件的价值，并使用“保险”这个词。
• 你的电话号码。
• 收件人的全名，如果没有在地址和他们的电子邮件地址。

还要这样做：

• 把邮件单独放在一个邮袋里，或者把它放在外部托盘里的一捆邮件的顶部。
• 要使用标签，以便在您的分项邮件对账单上可以识别该项目，请写上“参考，然后加上你喜欢的任何措辞。您可以将其与任何服务的请求结合使用。快递号码会自动包含在邮寄声明中，并通过电子邮件发送到指定账户的“快递联系人”。
• 同样，如果你只需要“投寄证明”，而不需要特别的可追踪服务，也可以使用标签。我们将在皇家邮政的官方文件上标明邮件的身份，相当于邮局的“邮寄证书”。

服务请求标签的安全性

如果你需要更多的标签，你必须使用这个网站上的订单。我们不会对电话，电子邮件或个人访问发出回复表格。我们将邮寄这些给你，然后你必须安全地储存它们。它们是序列号，并分配到您的邮件帐户。请不要订购多张纸，以便办公室或部门的每个人都有自己的纸。请确保在你的办公室邮件簿上有使用记录。要小心，当你在最后一分钟用它们来张贴一些紧急的东西时，你要更新你的张贴簿。

我们将拍摄所有寄出的可追踪物品，包括带有高级服务请求标签的物品，作为我们已按您的要求处理它们的证据。如果有人忘记更新你的张贴记录，这将有助于识别张贴者。如果我们认为所要求的服务在实际张贴条款中是不合适的，我们将与您联系以澄清。

我们只保证在收到附有正确填写的高级服务申请标签的物品的当天寄出。如果处理过程中存在空白，我们将在同一天尝试联系所提供的电话号码，以澄清标签上的错误或遗漏。

保护大学利益和部门邮政预算

邮政服务人员接受培训，以监察所有邮政活动，寻找机会向帐户持有人提供可节省的地方。如果他们怀疑服务以任何方式被不当使用，他们也会提醒管理人员。

如果有任何怀疑，我们将打开任何可能违反承运人或大学限制或规则的物品，以任何方式检查内容。如果我们发现违反承运人限制，我们将保留该物品并通知发件人。如果我们怀疑有任何其他滥用，我们会在第一时间咨询内部审计。

快递服务重要信息

全球安全

自2017年4月以来，该大学的快递服务供应商（DHL和Parcelforce）已被英国金融制裁执行办公室（OFSI）要求就“被拒绝方”立法检查发件人和收件人的详细信息与政府数据库。为此，承运人要求我们提供所有符合条件的物品的发件人和收件人的全名和电子邮件地址。

还请记住，当使用快递服务时，您必须为基于邮政信箱的地址提供电话号码。有时这还不够，你可能需要提供一个替代的“真实”地址。

DHL与伊拉克制裁

DHL要求每件寄往伊拉克的物品/货物附有赔偿表。我们特别提请你注意第5段，你在签署前不妨考虑一下。在这方面，特别重要的是对包内物品的描述必须非常精确，以免违反第5段所述的制裁。

如果您要提交一件要通过DHL寄往伊拉克的物品，请填写并签署赔偿表格，并在寄给我们之前将其附在物品上，同时附上任何其他通常需要的文件，如形式发票。我们不会帮你完成的。如果您使用自己的DHL账户邮寄到伊拉克，您也必须使用此表格。DHL将退还所有没有此表格的伊拉克寄件。不要忘记您仍然需要使用高级服务请求标签（见上文）。

“特别”服务清单

除非另有说明，以下所有服务均要求在交付时签字。使用服务请求标签左栏中的名称。注意阅读脚注在适当的地方，如果需要，不要犹豫，要求邮政服务澄清

服务名称	使用	重量限制1	可追踪?	可保?	速度
英国签署方*	需要签收的英国邮件	1公斤二级，10公斤一级	是的*	否	头等舱和二等舱一样
特快专递9	依赖时间的、有价值的或不可替代的物品	2公斤	是	是2	下一个工作天9时
特快专递1	保证第二天英国邮件	10公斤	是	是2	下一个工作天13时正
国际跟踪签名	更安全的非英国邮件需要签收	2公斤或5公斤，如果包裹里只有书	是3	是4	可能比航空邮件快一天
国际跟踪	更安全的航空邮件，不需要签收	2公斤	是3	是4	可能比航空邮件快一天
国际签署了	需要签收的更安全的航空邮件	2公斤	是3	是4	可能比航空邮件快一天
包裹及特快专递48	超过2公斤的英国物品需要送货证明	30公斤	是	是2	在第二个工作日结束前48小时
包裹及特快专递24	超过2公斤的英国物品需要送货证明	30公斤	是	是2	下一个工作日结束前24小时
包裹及特快专递12	超过2公斤的英国物品需要送货证明	30公斤	是	是2	下一个工作日中午
包裹及特快专递10号	超过2公斤的英国物品需要送货证明	30公斤	是	是2	下个工作日10点
包裹及特快专递九号	超过2公斤的英国物品需要送货证明	30公斤	是	是2	下个工作日9点
包裹部队欧洲优先业务	超过2公斤的欧洲物品需要提供送货证明	30公斤	是	是2	欧洲大部分地区2-3天
包裹力环球快递	全球范围内超过2公斤的物品需要提供送货证明	30公斤	是	是2	全球1-5天，取决于距离
包裹部队全球优先	全球范围内超过2公斤的物品需要提供送货证明	30公斤	是	是2	大约2周
DHL英国	高价值物品	35公斤	是	是5	第二天下班前
DHL6	紧急非英国邮件	35公斤	是	是	1-3天服务，视目的地而定
城市冲刺	通过自行车或货车在英国各地当天送达	车辆限制7	是	是	交通/目的地相关的8

脚注

*此服务不应用于时间依赖性、贵重或不可替代的物品。跟踪能力各不相同。

1. 用更快的服务运送更重的物品可能更具成本效益。
2. 最高2500英镑（额外收费），不包括相应的损失。星期六送货选项-双倍费用。
3. 只能保证被追踪出英国。一些国家将在他们自己的系统上进行跟踪。
4. 最高限额为500英镑。对某些国家来说可能要少得多。
5. 只有在保险金额超过2500英镑的情况下才使用这项服务。
6. 当您在海外销售商品并需要出口增值税证明时，请使用此服务。请参阅我们关于邮政增值税和关税问题的建议页面。
7. 非常大的货物或需要两个人搬运的货物可能会产生大量的附加费。
8. 昂贵的服务，按英里收费。小字只保证在营业结束前交货。

跟踪您的包裹

如你已透过邮政服务投寄包裹，你可透过以下连结追踪你的包裹：

• 皇家邮政追踪
• Parcelforce
• DHL